4Д присутствуют и в вашем бизнесе, и в любой другой организации на этой планете. Правило верно для компаний, состоящих из одного человека, ста тысяч или любых других чисел между указанными. Оно также верно для каждого человека в вашей компании. От стажера до члена управления, от приятных людей среди руководства до милашек-простачков, работающих в непосредственном контакте с клиентами, – все работают в 4Д.
Каждый человек в вашей организации выполняет свою собственную комбинацию 4Д, хотя вы, возможно, еще (пока) не вводите это правило сознательно. Некоторые люди могут постоянно выполнять работу. Другие – решать, что должны делать остальные, при этом выполняя работу десяти человек, а в последние несколько секунд пытаться разработать перспективную стратегию. Звучит знакомо?
В совокупности 4Д-работа каждого человека формирует 4Д-микс вашей компании. Если бизнес – это только вы, одиночка, то ваш собственный 4Д-микс – это 4Д-микс компании. Если в организации работает несколько сотрудников, то 4Д каждого сотрудника, взятые вместе, – это 4Д-микс организации.
Идеальное сочетание для компании – 80 % (Делать), 2 % (Решать), 8 % (Делегировать) и 10 % (Планировать). (См. рис. 2 на странице 63.) Почему необходимо уделять так много времени первой фазе? Потому что компании следует делать то, что нужно клиентам. Это создает ее ценность на рынке. Именно так компании получают прибыль. Остальные 20 % от идеального состава уходят на управление и руководство бизнесом. Для того чтобы ваша компания работала сама по себе, вам необходимо овладеть этим сочетанием. Проще говоря, нужно знать, каков 4Д-микс вашей компании по сравнению с оптимальным 4Д-миксом, а затем использовать систему «Как часы» для постоянной оптимизации бизнеса.
Крайне важный и полезный прием: анализ оптимального соотношения может быть трудным и отнимать много времени. Поскольку бизнес динамичен, сложно (или даже невозможно) бесконечно определять это соотношение. Поэтому следует сосредоточиться на одной вещи, прежде всего – на самой большой стадии, а именно на 80 % времени «исполнения».
Тратит ли ваша компания большую часть своего времени (но не все) на обслуживание клиентов (то есть 80 % работы)? Если вы тратите на «Делать» 95 % ресурса, можно сразу указать на нехватку «Планирования» или других задач, потому что на остальные три «Д» остается только 5 % времени компании. Если «Делание» составляет 60 %, это также говорит о том, что у вас проблемы, поскольку ваш бизнес не тратит достаточное количество времени на выполнение задач. Поэтому, если вы просто отслеживаете «Делание» и нацеливаетесь на 80 %, остальные три «Д» часто выравниваются. Сосредоточьтесь на том, чтобы тратить как можно больше оставшихся 20 % на «Планирование», и тогда «Делегирование» и «Принятие решений» просто встанут на свои места. При условии, что вы обязуетесь дать своим сотрудникам возможность взять на себя ответственность за их работу.
Рис. 2
Теперь, когда вы знаете, какое сочетание является оптимальным, давайте выясним, в каком состоянии находится ваш бизнес на данный момент. В конечном итоге нам нужно оценить, как все сотрудники вашей организации используют свое время, но, поскольку именно вы читаете эту книгу и, вполне возможно, обслуживаете КПК (подробнее об этом позже), нам нужно сначала проанализировать ваше сочетание. Если вы занимаетесь бизнесом в одиночку, то вы и есть бизнес. Неважно, сколько у вас сотрудников, важно, чтобы вы понимали этот процесс и то, что он рассказывает о вашем собственном 4Д-миксе. Этот процесс поможет вам понять, как оценить 4Д-микс вашей компании.
Идеальное сочетание для компании – 80 % (Делать), 2 % (Решать), 8 % (Делегировать) и 10 % (Планировать).
Проанализируйте последние пять дней работы. Если вы ведете календарь или журнал учета задач, будет довольно легко. В меру своих возможностей запишите каждую задачу, которую выполняли, и каждое действие, предпринятое вами в течение пяти дней, которые мы оцениваем.
1. На листе бумаги начертите шесть колонок, озаглавив их таким образом: «Дата», «Задачи», «Начало», «Окончание», «Общее время» и «Тип работы» (вы также можете скачать таблицу на сайте Clockwork.life). Это таблица для анализа времени.
Рис. 3. Таблица анализа времени
2. Заполните форму, записывая каждую рабочую задачу или действие, которое вы выполняли в течение каждого из пяти дней. Чтобы максимально упростить процесс, постарайтесь вспомнить один полный день за раз, а затем повторите это для каждого из пяти дней.