3. В колонке «Дата» напишите день, когда было совершено действие.
В меру своих возможностей запишите каждую задачу, которую выполняли, и каждое действие, предпринятое вами в течение пяти дней, которые мы оцениваем.
4. В колонке «Задачи» напишите несколько слов, которые описывают задачу или действие, которое вы совершили.
5. В колонках «Начало» и «Окончание» напишите время, когда вы начали и закончили задачу. (Это необходимо только в том случае, если вы проводите анализ в текущем моменте. Поскольку вы делаете этот анализ по памяти, пропустите колонки «Начало» и «Окончание» и просто заполните общее время, которое потратили на выполнение задачи.)
6. В качестве последнего шага отнесите задачу к одной из категорий: «Делать», «Решать», «Делегировать» или «Планировать». Или если вы используете форму, загруженную с сайта Clockwork.life, просто обведите соответствующую категорию деятельности.
7. Если вы плохо ведете ежедневник и затрудняетесь вспомнить последние пять дней работы (добро пожаловать в жизнь предпринимателя), просто заполняйте «Таблицу анализа времени» на протяжении следующих пяти дней. По мере того как вы будете углубляться в систему «Как часы» самостоятельно и распространять ее среди своих сотрудников и коллег, активный анализ времени станет более точным. Так вы будете отслеживать действия, которые предпринимаете, по мере их выполнения, что позволит вам ничего не упустить из виду.
Подождите, сейчас я закидаю вас кучей цифр. Как Дороти в «Волшебнике страны Оз», вы, возможно, не захотите проходить через лес, чтобы попасть в Изумрудный город. Ей было страшно. Вам это может показаться утомительным или непосильным. Проценты, проценты, проценты, о боже! Я понимаю, что вы, скорее всего, не такой фанатик, как я, которого заводят упражнения по распределению и анализ. Но не могли бы вы мне помочь? Вам нужна эта информация, чтобы попасть туда, куда вы направляетесь. (Кстати, я надеюсь, что это великая страна Оз, а не район пыльных бурь Канзаса времен Великой депрессии. Почему Дороти хотела вернуться назад?)
Как Дороти в «Волшебнике страны Оз», вы, возможно, не захотите проходить через лес, чтобы попасть в Изумрудный город. Ей было страшно.
1. Возьмите чистый лист с «Таблицей анализа времени», как описано в шаге 1 выше.
2. По ходу дня записывайте дату и задачу, над которой работаете, а также время, когда вы начали. Затем приступайте к работе. В тот момент, когда вы переходите к другой задаче – включая неприятный вопрос коллеги, ответ на срочное электронное письмо или поход на обед, быстро запишите время окончания текущей задачи (даже если она не закончена: она просто закончена на данный момент). После этого запишите новое занятие (например ответ на вопрос коллеги) и время, когда вы к нему приступили. Когда эта деятельность будет завершена, запишите время, когда вы ее закончили. Сделайте то же самое для следующей задачи. Повторяйте в течение всего дня.
3. Когда работа за день завершена, убедитесь, что столбик «Даты» заполнен для каждой задачи. Чтение сверху вниз является оптимальным и эффективным (в конце концов, это книга об эффективности). Затем просмотрите каждую задачу на день и отметьте на листе тип работы, к которому она относится: «Делать», «Решать», «Делегировать» или «Планировать». Выберите только один тип для каждой задачи. Если вы не уверены, выберите самый низкий из рассматриваемых уровней («Делать» – самый низкий, а «Планировать» – самый высокий). Я знаю, трудно, но это всего лишь пять дней вашей жизни, что очень показательно (вы можете быть удивлены разрывом между вашим восприятием и реальностью). Этот шаг является критически важным на пути к автоматизированному бизнесу. Вам нужна ясность в том, где вы находитесь прямо здесь и сейчас, чтобы мы могли быстро переместить вас туда, где вы должны быть.
Вам нужна ясность в том, где вы находитесь прямо здесь и сейчас, чтобы мы могли быстро переместить вас туда, где вы должны быть.
4. После того как заполните лист анализа времени за все пять дней, сложите общее время, которое вы потратили на категорию «Делать». Затем сложите общее время на принятие «Решений». Потом на «Делегирование». И наконец, повторите для «Планирования». Подведите итоги в нижней части формы и сохраните форму для следующего анализа.
5. Используя итоговые показатели по каждому из 4Д, создайте график (или заполните рисунок в книге, или скачайте его на сайте Clockwork.life), который показывает ваш 4Д-микс. Рассчитайте процентное соотношение, разделив общее количество каждого «Д» на сумму всех 4Д. Например, если вы потратили сорок пять часов на «Делать», четырнадцать часов на принятие «Решений», один час на «Делегирование» и ноль часов на «Планирование», то общая сумма 4Д (45+14+1+0) равна шестидесяти часам. Чтобы получить процент выполнения, разделите сорок пять часов на шестьдесят часов и получите 0,75, то есть 75 %. Продолжая пример, «Решать» – 23 %, «Делегировать» – 2 % (оба с округлением), а «Планировать» – 0 %. Рассчитав проценты, заполните каждую категорию «Д» в конце графика.