«Есть не одна, а пять тесно взаимосвязанных проблем. В головах людей много разной чепухи. Они не могут решить, что с ней делать, но знают, что делать что-то нужно. Они не пользуются напоминаниями о делах, рассортированными, как и сопутствующие им материалы, по функциональным категориям. Они не проводят инвентаризацию своих обязательств и не пересматривают ее результаты. А потому вхолостую растрачивают энергию и “выгорают”, хватаясь за самые неотложные дела в надежде, что поступают правильно, никогда не чувствуя облегчения, поскольку до конца не уверены в этом».
Вполне возможно иметь слишком много. Человек с парой часов на руке всегда точно знает, который час; человек с двумя парами часов никогда не уверен в этом.
Что я имел в виду?
Я просто подытожил главные ошибки пяти стадий управления потоком работ: сбора, обработки, организации, ревизии и исполнения. Я не буду говорить своему собеседнику, что проблема заключается в чем-то одном. Ведь вы можете по-настоящему хорошо справиться с четырьмя из этих этапов, но если поскользнетесь на пятом – вся конструкция развалится. Процесс настолько хорош, насколько хорошим является самое слабое звено в этой цепи.
Если работу не контролировать, она будет прибывать и прибывать, пока не накроет с головой даже очень компетентного человека.
Когда жизнь требует от людей больше, чем люди требуют от нее – а обычно так и бывает, – возникает чувство обиды на жизнь, почти такое же глубокое, как и страх смерти.
Как правило, человек хранит нужную ему информацию в голове, откуда и запускаются все процессы. Многие из нас составляют списки дел, но не определяют свои последующие действия. И даже если люди на самом деле задумываются о необходимых шагах (до того как начинается кризис), они не пользуются напоминаниями, срабатывающими в тот момент, когда действие становится возможным. А большинство тех, кто делает все перечисленное во время вдохновенной вспышки продуктивности, позволяют своей системе быстро устареть и перестать соответствовать действительности. Как следствие, «мыслящая машина» остается без обслуживания и питания, а жизнь и работа сводятся к реакции на внешние события, а не к выбору из четко определенных вариантов действий.
«Так что же, Дэвид, мы должны делать вместо этого?» (Некоторые журналисты тратят еще пятьдесят три секунды на продолжение разговора.)
«Есть набор из пяти оптимальных и многократно протестированных способов поведения, – отвечаю я. – Уберите все из головы. Принимайте решения о необходимых действиях по каждому из дел, когда оно еще только намечено, а не в тот момент, когда все рушится. Структурируйте напоминания о своих проектах и следующих шагах по каждому из них в соответствующие категории. Поддерживайте эту систему, обновляйте и дополняйте записи, просматривайте их достаточно часто, чтобы интуитивно выбирать, что делать (и чего не делать) в каждый момент времени».
Я мог бы сказать то же самое еще проще: «Фокусируйтесь на положительных результатах и постоянно делайте следующий шаг в наиболее важных делах». Но кто этого не знает? Самое трудное – последовательно применять этот принцип, полностью интегрировав его в каждый аспект своей жизни.
Кстати…
– Просматривали ли вы в последнее время перечень своих должностных обязанностей (четыре-семь ключевых зон ответственности)?
– Есть ли у вас уверенность, что в пяти-десяти областях личной жизни, на которых нужно фокусироваться (здоровье, финансы, карьера, отношения с людьми и так далее), вы определили все проекты и уделяете каждому из них достаточно внимания?
6. Больше одного обязательства в голове – причина стресса и неудач
Подсознательно вы всегда помните обо всех своих обязательствах – важных и несущественных, личных и профессиональных. Все они хранятся на психической «карте памяти» до тех пор, пока не будут осознанно и объективно отслежены и рассмотрены. Но эта часть психики не оперирует категориями прошлого или будущего, так что при попытке обдумать сразу два незавершенных дела возникает беспокойство и тревога из-за невозможности повлиять на ситуацию. Творческое начало человека пытается справиться с обоими делами одновременно, что невозможно. Но оно не сдается. И пытается снова и снова…