Мне бы хотелось, чтобы Вы: 1) написали на прилагаемой открытке, сколько Вам удалось заключить сделок при помощи прошлогоднего прейскуранта и 2) сообщили, по возможности точно в долларах и центах, на какую сумму эти сделки были заключены. Буду Вам очень благодарен и высоко оценю Вашу любезность за представление мне этой информации…“
(Заметьте, как и в последней фразе, он шепотом произносит „я“ и во весь голос кричит „Вы“. Заметьте, как он не скупится на добрые „очень благодарен“, „высоко ценю“, „Ваша любезность“). Простое письмо, не правда ли? Но оно творит чудеса, заключает Карнеги, благодаря просьбе об одолжении — одолжении, дающем тому, кого о нем просят, возможность почувствовать свою значительность» (Карнеги Д. Как приобретать друзей и оказывать влияние на людей. Киев: «Наукова думка», 1989, с. 25, 40–42, 187–188).
Итак, ведя деловую переписку, необходимо исходить из того, что содержание письма должно быть ясным и недвусмысленным («прозрачным»). Недопустимо исходить из того, что вы умнее, способнее своего партнера, «крепче стоите на ногах», а тем более стремиться продемонстрировать это. Не приветствуются избыточная информация, сложные грамматические конструкции, замысловатые выражения, похвальба. Не должна смущать тавтология, повторение одних и тех же слов, не поддающихся замене синонимами без ущерба для смысла. Следует исходить из того, что письмо будет читать не литературовед, а такой же деловой, достаточно занятый человек, который стремится скорей ухватить суть проблемы, и ему просто не до ваших писательских способностей.
Коммерческому письму как разновидности деловой переписки в большей мере присущи устоявшиеся достаточно архаичные языковые клише, своеобразный деловой канцелярит. В то же время в последние годы традиционная суховатость «разбавляется» доверительным характером изложения, обычными разговорными формулами, яркими образными выражениями; не редкость — сленг. В коммерческой корреспонденции особенно важное значение придается убедительности изложения, стремлению заинтересовать клиента любой ценой, не оставить его безразличным, равнодушным. В ход идут в таких случаях интересные цитаты, шутки, уместный анекдот и т. п.
§ 24. Структура и оформление деловой корреспонденции
В предыдущем параграфе было показано значение смысловой части любого вида официальной деловой корреспонденции. Не менее важны и содержание, существо любого частного письма, ибо для переписки в такой же мере верен принцип «встречают по одежке», как и для личного общения. Знакомясь с письмом даже неизвестно-го человека, вы невольно формируете для себя его образ, составляете достаточно четкое представление об интеллекте, уровне образования и культуры, организованности. Вместе с тем и сама «одежка» (обилие опечаток или отсутствие таковых, расположение текста, качество бумаги, используемые формулы вежливости и др.) поможет утвердиться во мнении об отправителе письма. Наличие надлежащей, привычной для большинства деловых людей «светской формалистики», несомненно, сослужит добрую службу, произведет благоприятное впечатление, поможет открыть нужную дверь. Равенство, уважение и корректность — вот, пожалуй, «три кита», на которых должны строиться отношения между отправителем и получателем деловой корреспонденции.
Родиной этикета составления делового письма, прочно вошедшего в современное международное общение, принято считать Англию. Сложившись полтора века назад, формальные правила переписки, внешняя атрибутика корреспонденции практически остались неизменными.
В структурном отношении корректно подготовленное письмо выглядит, как правило, следующим образом:
Адрес отправителя пишется в правом верхнем (либо в левом нижнем) углу и воспроизводится на конверте.
Дата, включающая число, месяц и год написания (как правило, в сокращенном виде не воспроизводится), ставится под адресом отправителя.
Адрес получателя помещается ниже адреса отправителя только в левом верхнем углу письма.
Обращение включает в себя имя, иногда фамилию со словами «Уважаемый господин» или указание официального поста или принятого титула («Уважаемый господин Президент», «Ваше Превосходительство» и др.). Оно располагается немного отступив вниз от адреса получателя и начинается, как правило, на той же вертикали, что и текст письма. В отличие от принятого в русском языке восклицательного знака, после обращения при написании на иностранных языках принято ставить запятую или двоеточие.