В беседе каждая из сторон стремится получить максимум информации. Нельзя поэтому сдавать инициативу, допускать ситуацию, когда один собеседник все время спрашивает, а другой только отвечает, не находя возможности спросить в свою очередь. Следует всячески избегать говорить неправду, не стесняться при необходимости уклониться от ответа, сослаться на свою неосведомленность. Особое внимание должно уделяться сообщаемым иногда в беседах цифровым и фактическим данным, следует пользоваться при этом только достоверными сведениями, почерпнутыми из официальных источников. Любой сомнительный факт может поставить под сомнение репутацию дипломата, негативно отразиться на его положении в стране пребывания и на дальнейшей карьере. Необходимо считаться с тем, что, если в беседе сообщено о доверительном характере информации, то к ней так и надо относиться, не разглашать ее в стране пребывания. В противном случае легко утратить доверие партнера, уронить свой престиж, лишиться на перспективу очень важного источника информации.
Разумеется, далеко не каждый контакт перерастает в полно-ценную беседу. Это обстоятельство не нужно драматизировать, стремиться во что бы то ни стало «разговорить» человека, с которым дипломат только что познакомился. Лучше проявить такт и выдержку и, не форсируя событий, отложить беседу на будущее. Сам факт знакомства с представителем страны пребывания или членом дипломатического корпуса имеет позитивное значение, так как он способствует улучшению взаимопонимания с партнерами и, самое главное, оставляет «дверь открытой» для последующих встреч, которые могутперерасти со временем в хорошие деловые отношения.
Каждая беседа требует от дипломата максимальной собранности и, несмотря на естественные особенности и различия, проходит в конечном счете по единой схеме: взаимные приветствия и небольшая протокольная часть — основное содержание — заключительные протокольные фразы и прощание. Полезны «неожиданные» повороты, «импровизации», которые в соответствии с известной шуткой «хорошо подготовлены», разного рода домашние заготовки, позволяющие придать беседе неординарный характер, расположить партнера и извлечь из встречи с ним максимум пользы. В этих же целях следует постараться заблаговременно получить наиболее полную информацию о партнере (основные моменты биографии, круг интересов, хобби и т. п.), продумать смысловые ходы в беседе, которые могут представить для него интерес, специально приберечь два-три еще неизвестных ему факта, примера. Не противопоказаны, разумеется, к месту, проявление юмора и т. п.
Ну и конечно же, важно настроиться с первых минут на конструктивный, деловой тон, вести беседу в спокойной рассудительной манере, демонстрировать доброжелательность, стремление вдумчиво, с пониманием подходить к излагаемому партнером. Даже при серьезном расхождении первоначальных позиций умный дипломат постарается найти то положительное, что может объединить, вынести за скобки разногласия и заложить надежную основу для будущего сближения позиций. Дипломатической практике известно немало случаев, когда талантливо проведенная беседа открывала путь к взаимопониманию, способствовала расчистке завалов в отношениях между государствами.
Многое из отмеченного выше может восприниматься и представителями делового мира, осуществляющими контакты со своими зарубежными партнерами. Нормы же этикета, связанные с организацией и проведением дипломатической беседы, действуют, как представляется, напрямую и применительно ко всем другим видам бесед. Воспроизведем здесь некоторые советы в связи с визитами из книги известного в прошлом дипломата, в течение многих лет возглавлявшего Протокольный отдел МИД СССР Ф.Ф.Молочкова:
«О дне и часе визита условливаются заранее. Обязательным и строгим протокольным правилом является точное соблюдение времени приезда на визит. Нарушение этого правила рассматривается как проявление неуважения к лицу, принимающему с визитом, и может самым отрицательным образом отразиться на будущих отношениях с этим лицом. Опоздания не допускаются не только на визит, но и на любое другое официальное мероприятие, прибытие на которое в точное время указано в приглашении или определено иным способом. Так называемые объективные причины, приведшие к опозданию, вроде поиска дома, в котором находится лицо, принимающее с визитом, задержки с поездкой из-за интенсивного уличного движения, внезапной неисправности автомашины и т. п… как бы они ни были правдоподобны, фактически не принимаются во внимание, относятся на счет неаккуратности визитера и всегда оставляют неприятный осадок.