Общая программа включает в себя вопросы встречи делегации; деловой части (переговоры, встречи, беседы); приемов; культурных мероприятий; поездок по стране; проводов делегаций.
В подробной программе отражаются все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации: персональный состав встречающих; участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения; преподнесение цветов; приветственные речи; обеспечение транспортом; размещение в гостинице и т д. Каждый пункт подробной программы требует детальной проработки с обязательным указанием ответственных исполнителей.
В случае, если глава делегации прибывает с супругой, то принимающая сторона должна предусмотреть специальную программу, или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его.
При разработке программы следует учесть, что несмотря на рабочий деловой характер визита, во время пребывания делегации принято организовывать неофициальные неформальные встречи как хозяевами, так и гостями. Первая такая встреча всегда организуется принимающей стороной. Для того, чтобы и гости могли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу, необходимо запланировать в программе свободный вечер.
При составлении программы внимание принимающей организации должно быть сосредоточено на основной цели визита делегации (переговоры, беседы и т. п.). Самое главное в программе — это ее сбалансированность. С одной стороны, она должна удовлетворять профессиональным интересам членов делегации, а с другой — носить и общеобразовательный характер.
Порядок встречи, приветствий и представлений. Главное правило при встрече — необходимость соответствия уровней руководителей двух делегаций, которым предстоит провести переговоры. К примеру, главу иностранной фирмы должен встречать руководитель фирмы принимающей, прибывающий в аэропорт (на вокзал) в сопровождении 2–3 человек. Первым представляется главный встречающий; вторым — гость. Затем хозяин встречи представляет своих сотрудников (женщин — в первую очередь); после этого гость представляет членов прибывшей делегации. Вручаемые входящим в делегацию женщинам цветы должны быть завернуты в целлофан.
Международный этикет приветствий основывается на следующих правилах: мужчина приветствует женщину первый; младший по возрасту первый приветствует старшего; младший по должности сотрудник-старшего.
В процессе представления (знакомства) представляют человека ранее неизвестного, вновь прибывшего — собравшимся, мужчину — женщине, менее известного — занимающему более высокую служебную ступеньку.
Во время представления людей старшего возраста обычно называют их титулы и звания. Во многих странах при обращении друг к другу принято присоединять к имени звание или должность. Причем понятия «доктор» пли «профессор» означают обычно принадлежность к творческой профессии и совсем необязательно наличие соответствующей ученой степени или звания. Участвующие в представлении приветствуют друг друга и обмениваются рукопожатиями (мужчины — всегда, а женщины — по обоюдному согласию). Когда мужчину представляют женщине, то руку первой подаст женщина. Тот же приоритет принадлежит и более пожилым людям. Старшая по возрасту женщина подаст руку младшей, руководитель — подчиненному и т. п. Если встречаются супружеские пары, то сначала женщины здороваются друг с другом, затем мужчины приветствуют женщин и только после этого мужчины приветствуют друг друга. Женщина представляется супружеской парс первой.
Осуществляя рассадку по автомобилям, необходимо учитывать, что места в нем делятся на почетные (два задних места: № 1 — справа по ходу движения и № 2 — радом с ним) и менее почетные (переднее, рядом с водителем, обычно предназначенное для переводчика). Если в автомобиль должен сесть еще один пассажир, то он занимает место между двумя главными пассажирами. В этом случае, а также при рассадке в многоместной машине с откидными сидениями места № 1 и 2 не претерпевают изменении, а место рядом с водителем по-прежнему остается наименее почетным. Исключение составляет ситуация, когда в качестве транспорта используется личный автомобиль, а водителем является встречающий член делегации. В этом случае место рядом с ним является наиболее почетным.
Протокольно-организационные аспекты проведения переговоров и бесед. Встречи, особенно с официальными представителями, желательно проводить в специально подготовленных помещениях. На столах не должно быть лишних документов. Могут лежать блокноты, карандаши, спички, сигареты, стоять пепельницы, бутылки с минеральной водой и фужеры (перевернутые — признак их неис-пользованности). Кроме того, на столах (в центре или по краям) могут находиться цветы в низких вазах.