обновления всех вычисляемых полей документа можно просто выделить весь
текст и нажать клавишу F9 .
Перекрестные ссылки
По своему принципу перекрестные ссылки очень похожи на обычные гиперссылки
и
позволяют при чтении документа быстро переходить от одной части документа к
другой.
Для вставки установите курсор в то место, где хотите получить перекрестную ссылку
и выберите на вкладке Ссылки (References) в группе Названия (Captions) команду
Перекрестная ссылка. В появившемся окне можно выбрать на что именно в документе
Вы хотите сослаться (абзац, заголовок, таблица, рисунок и т.д.) и в каком виде вставлять
ссылку (полное название или только номер, например) и нажать кнопку Вставить.
Создание списка иллюстраций, таблиц, формул
Если в документе используются названия для автоматической нумерации
вставленных рисунков, таблиц или формул, то пользователь может быстро создать в
любом месте документа их список с номерами страниц, на которых они находятся. Для
этого необходимо установить курсор в то место, где мы хотим иметь список и выбрать на
вкладке Ссылки (References) в группе Названия (Captions) команду Список
иллюстраций (Insert Table of Figures):
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
17
ЦКО «Специалист»
Из раскрывающегося списка Название необходимо выбрать объекты, список
которых мы хотим вывести (рисунки, таблицы, формулы или другие созданные
пользователем названия объектов) и выбрать вариант оформления из списка Форматы.
Создание предметного указателя
Предметный указатель содержит список терминов и тем, обсуждаемых в документе,
с указанием страниц, на которых они упоминаются. Для создания предметного указателя
необходимо пометить в документе элементы указателя (термины), а затем выполнить
сборку предметного указателя.
Способ 1. Ручная пометка элементов указателя
Для ручной пометки элементов
указателя пользователь должен
выделить слово или фразу, которые
потом должны попасть в указатель и
нажать сочетание клавиш Alt+Shift+X,
либо воспользоваться кнопкой
Пометить элемент (Mark Entry) в
группе
Предметный указатель
(Index)
на вкладке
Ссылки
(References):
В открывшемся окне необходимо:
Ввести
основной
и (по
желанию)
дополнительный
элементы указателя.
В Параметрах указать, на что
именно должен ссылаться
элемент в собранном предметном
указателе (на страницу, где встречается термин или на перекрестную ссылку, на
закладку).
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
18
Расширенные возможности Word 2007
При необходимости указать параметры форматирования номера страницы.
Нажать кнопку Пометить для добавления элемента в будущий предметный
указатель или Пометить все, чтобы автоматически пометить все вхождения
данного термина в документ.
При пометке элемента предметного указателя Microsoft Word добавляет в документ
специальное поле XE:
Способ 2. Автоматическая пометка элементов при помощи файла словаря
Другой способ пометки элементов для сборки предметного указателя заключается в
создании специального файла словаря, ориентируясь на содержимое которого, Word
произведет автоматическую разметку терминов для сборки указателя. Файл словаря
представляет собой обычный документ Word, созданный по определенным правилам:
Файл должен содержать таблицу из двух столбцов и любого количества строк.
В левом столбце должны находиться те слова (термины), которые должны быть
помечены как элементы указателя. Если термины будут встречаться в документе в
различных словоформах (например, во множественном числе и/или в разных
падежах), то в ячейки левого столбца необходимо включить все словоформы
терминов.
В правом столбце напротив вписанных терминов должны находится те, слова,
которые попадут в указатель. Для создания дополнительных (подчиненных)
элементов указателя их необходимо писать через двоеточие после основных.
Пример файла словаря приведен ниже:
После создания файла словаря необходимо провести разметку терминов с его
использованием. Для этого нажмите кнопку Предметный указатель (Insert Index) на
вкладке Ссылки (References) и в открывшемся окне нажмите кнопку Автопометка