• Установите отдельную телефонную линию для звонков по работе.
Советы по перестановке мебели
• Положение стола. Разместите стол лицом к окну или к входной двери, в том месте, где вам удобнее всего и где вам нравится. Остальную мебель разместите вокруг этой зоны.
• Чтобы достичь максимальных возможностей хранения в минимальном пространстве, используйте мебель в форме U, L, J или треугольную. Поставьте рабочий стол, книжный шкаф, картотечный шкаф или компьютерный стол перпендикулярно к стене или даже пустите их «в свободное плавание» в помещении, превратив в разделители пространства. (Больше советов по этому поводу приведено в Главе 6-й.)
• Используйте книжные шкафы. В них можно хранить расходные материалы и даже папки. Кроме того, они могут служить разделителями помещения, если оно используется с двойной целью.
• Оставьте достаточно свободного пространства перед шкафами, чтобы можно было полностью открыть дверцы и добраться до содержимого.
Идеи для расширения пространства
• Чтобы увеличить рабочую поверхность, поместите монитор компьютера на движущуюся платформу, а системный блок — под стол.
• Храните расходные материалы в гардеробе или ближайшем шкафу за пределами рабочей зоны.
• Используйте пространство для хранения над столом, разместив там полки.
• Используйте вертикали, установив полки от пола до потолка. (Оставьте перед полками как минимум 60 см свободного пространства, чтобы проход оставался свободным.)
• Не ограничивайте себя, расставляя модули для хранения вдоль стен. Например, два книжных шкафа, поставленные «спиной к спине», создают дополнительное свободное место с обеих сторон и даже служат разделителями пространства: одна сторона для офисной библиотеки, другая — для домашней. Если в вашем домашнем офисе есть дверь, используйте ее обратную сторону, разместив на ней полки и/или крючки и настенные «карманы», чтобы получить дополнительное место для хранения.
• Сделайте то, что я рекомендую для кухни (Глава 16-я): купите тележку на колесиках и храните в ней некоторые предметы. Когда необходимо, просто притяните тележку к столу и возьмите нужную вещь, а когда закончите, отодвиньте тележку обратно.
Оценка времени
Ниже приведено среднее время, необходимое для организации домашнего офиса:
Не производить сортировку и «чистку». Те, кто работают дома, особенно предприниматели, часто чувствуют, что если не будут все время работать, то не заработают денег. Поэтому они приступают к процессу организации пространства, но быстро начинают беспокоиться и не доводят его до конца. Такой фрагментарный подход, без сомнения, приведет к разрушению любой системы, какой бы эффективной она ни была. Не учиняйте скорую расправу над своим проектом по организации. Прямо сейчас зарезервируйте необходимое для этого время. И немедленно — или почти немедленно — извлечете пользу: во времени, деньгах и возможностях.
Дополнительные аксессуары на рабочем столе делают систему хранения текущих документов удобной и привлекательной
ДЕЙСТВУЕМ!1. Сортировка
Предприниматели имеют тенденцию накапливать много потенциально ценной информации, но часто не знают, как разделить ее на категории. В конце концов, важная информация теряется и забывается в разнообразных грудах или папках. Подумайте о том, чтобы рассортировать свои документы по следующим категориям и установите для них простую систему поиска.
• Папки клиентов. Естественно, каждый клиент получает свою собственную папку. Если для работы вам нужно хранить множество документов по каждому клиенту (это особенно касается финансовых консультантов, юристов и дизайнеров), подумайте о том, чтобы рассортировать папку каждого клиента на постоянные подкатегории. Например, «Контракты», «Счета», «Результаты работы», «Дополнительная информация» и «Корреспонденция». Используйте цвет или позицию табулятора, чтобы обозначать разницу между основным файлом клиента и вложенными файлами. (Подробнее о техниках подшивки и хранения документов можно прочесть в Главе 6-й.)
• Файлы перспективных проектов и возможностей. Я храню файлы реальных и потенциальных клиентов вместе; в моем мышлении и то, и другое относится к одной и той же категории обслуживания клиентов и требует одинакового внимания и заботы. Файлы реальных клиентов отличаются от файлов потенциальных клиентов позицией табулятора: реальные находятся слева от табулятора, а потенциальные — справа. Когда потенциальный клиент становится реальным, я перекладываю папку и заново прикрепляю ярлык.