Шпаргалка по внешнеэкономической деятельности

17. Основные функциональные подразделения внешнеторговой фирмы

Основной целью создания внешнеторговых фирм является осуществление внешнеторговых операций.

К основным этапам внешнеторговой операции относят:

– проведение маркетинговых исследований рынка;

– поиск зарубежного партнера;

– установление контактов с инофирмой;

– анализ и проработка конкурентных материалов:

● подготовка конкурентного листа;

● расчет экспортных цен;

– проработка условий платежа и поставки;

– подготовка проекта контракта;

– проведение переговоров и согласование проекта контракта;

– подписание контракта;

– исполнение контрактных обязательств;

● поставка товаров;

● расчетно-платежные операции;

– контроль за выполнением контрактных обязательств;

– рассмотрение возможных претензий.

Исходя из целевых особенностей фирмы и содержания основных этапов внешнеторговой операции, главными функциональными подразделениями внешнеторговой фирмы являются маркетинговая и оперативно-коммерческая служба, а также отделы, обеспечивающие обслуживание внешнеторговой деятельности фирмы: планово-экономические расчеты, валютно-финансовые и кредитные операции, учет и отчетность, юридические и инженерно-технические вопросы.

В компетенцию маркетинговой службы каждой внешнеторговой фирмы входят:

● изучение возможностей и рынков сбыта, обеспечение рекламы и продвижения товара, подготовка конкурентных материалов и конкурентного листа, необходимых для формирования базисных условий контракта;

● прогнозирование конъюнктуры товарных рынков и динамики цен, контроль и участие в расчетах и обосновании контрактных цен, анализ эффективности экспортно-импортных операций и отдельных сделок, обеспечение необходимой информацией по конъюнктуре, ценам иностранным фирмам;

● методическое обеспечение работы по изучению внешних рынков и изучение его требований к качеству продукции, аналогичной той, которая поставляется на экспорт, а также обеспечение участия фирмы в работе ярмарок и выставок.

Функции оперативно-коммерческой службы отдельно взятой внешнеторговой фирмы включают:

– проведение переговоров с инофирмами, подготовку коммерческих расчетов по определению базисных и валютно-финансовых условий контракта (цены, условий и способов расчета, выбора валюты цены и платежа, сроков поставки и способов доставки) и заключение контрактов;

– организацию поставок (перевозку и страхование внешнеторговых грузов) по подписанным контрактам и контроль за их выполнением, обеспечение технического и гарантийного обслуживания экспортируемой и импортируемой технической продукции;

– рассмотрение рекламаций по экспорту и предъявление таковых по импорту;

– ведение коммерческой переписки с иностранными и российскими контрагентами и другими фирмами;

– организацию и анализ кредитных и расчетных операций, акцепт счетов и обработку внешнеторговых документов, оплату счетов и контроль за осуществлением указанных операций.

Организационно-правовое и договорное обеспечение работы внешнеторговой фирмы и ее служб: оформление документов по рекламациям, ведение арбитражных дел в рамках международного и национального законодательства возлагается на юридическую службу.

По мере развития внешнеторговой фирмы выполнение технических и подготовительных операций, осуществляемое на первом этапе коммерческими и вспомогательными подразделениями, может быть централизовано путем создания специализированных служб, например копировально-множительного бюро, бюро переводов, отдела автоматизированной обработки данных группы коммерческих расчетов. Содержание последней предполагает обособление счетных работ, обработку акцепта счетов, печатание банковско-финансовых счетов и других платежных, расчетных и товаросопроводительных документов.

18. Полномочия работников внешнеторговой фирмы

Успех работы внешнеторговой фирмы во многом обеспечивается не только выполнением коммерческих, но и управленческих функций, компетенцией и полномочиями ее руководителя. Директор внешнеторговой фирмы назначается генеральным директором экспортоориентированного предприятия (объединения) и входит в состав его правления, принимает решения о заключении экспортно-импортных сделок, подписывает контракты и договоры, определяя и согласуя с руководством предприятия суммы и виды сделок, объемы и условия поставок. Для выполнения своих обязанностей руководитель внешнеторговой фирмы обладает определенными полномочиями.

Полномочие – ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия сотрудников на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются определенной должности, а не лицу, который занимает ее в данный момент.

Объем полномочий, которыми наделяется руководитель внешнеторговой фирмы определяется в соответствии с:

– характером решаемых проблем;

– принципом развитости системы коммуникаций;

– учетом личных особенностей исполнителя;

– морально психологическим климатом организации.

Виды управленческих полномочий:

– обязательные для исполнения распорядительные полномочия;

– функциональные;

– рекомендательные;

– представительские;

– согласительные.

Распределение полномочий происходит в зависимости от того, что:

● полномочий должно быть достаточно для решения возникающих вопросов;

● полномочия должны быть четко определены по взаимодействующим должностям;

● исполнители обязаны самостоятельно принимать соответствующие решения и нести за них ответственность в рамках своих полномочий.

Компетенция заместителей и других руководящих работников фирмы устанавливается директором ВТФ.

Делегирование полномочий – передача права принимать руководящие решения и осуществлять определенные действия своим подчиненным. Делегирование полномочий позволяет руководителю с наибольшей эффективностью использовать свое время. Вся работа, которая поручается подчиненным, делится на три группы:

– подготовительную работу, где происходит сбор сведений;

– рутинную работу, она не требует особых навыков, но на нее затрачивается очень много времени. Выполняя такую работу, исполнитель не принимает серьезных решений;

– специализированную работу, предполагающую наличие особых навыков. Все полномочия, связанные с выполнением данной работы, делегируются, т.к. один человек не в состоянии хорошо выполнять много видов такой деятельности, как правовое обеспечение работы предприятия, маркетинговые исследования и бухгалтерский учет.

В каждой фирме, как правило, есть старшие эксперты, в обязанности которых входят: оценка соответствия качества производимой на экспорт продукции мировым стандартам, согласование ассортимента, определение целесообразности импортных закупок, ведение переговоров, курирование работы экспертов-оперативников (коммерческой деятельности) и экспертов по качеству и ценам, работающих в свою очередь в контакте с товароведами по приемке и закупке продукции, а также с товароведами-претезионистами, занимающимися с инофирмами оформлением рекламаций.