Служба контролирует и пополняет базу данных и библиотеку следующей информации:
– порядок взаимодействия систем страхования грузов и ответственность перевозчиков;
– правила транспортного страхования грузов;
– порядок организации и осуществления многоступенчатых грузовых перевозок под таможенным контролем с использованием различных видов транспорта;
– порядок упрощения формальностей при таможенном оформлении и сопровождении международных грузовых перевозок в рамках деятельности международного экспедитора;
– порядок организации и осуществления международных автомобильных перевозок;
– порядок работы с бездокументными и невостребованными грузами;
– концепция единого информационного пространства участников международной грузовой перевозки;
– классификация опасных грузов;
– маркировка упаковки и транспортных средств;
– основные требования к хранению, транспортировке, погрузке и разгрузке опасных грузов;
– особенности перевозки опасных грузов;
– меры защиты при перевозке опасных грузов;
– международные нормативы и коды, регламентирующие перевозки опасных грузов;
– правила приемки товаров по количеству и качеству;
– правила отгрузки товаров;
– правила претензионной работы.
Служба закупок, управления запасами и торговли
Основные функции службы (в крупных предприятиях эти функции поручают трем отделам).
Закупки и управление запасами.
Размещение заявок у поставщиков, работа с поставщиками по коммерческим вопросам.
Организация приемки товаров по качеству.
Подготовка претензий поставщикам по полученным партиям.
Анализ движения запасов, контроль остатков и страхового запаса.
Управление запасами на собственных складах с учетом анализа движения запасов, истории и тенденции развития продаж, объемов и номенклатуры крупных заказов, сроков поставок, колебаний спроса, сезона, мер по продвижению товаров, и т. д.
Расчеты с поставщиками.
Расследование причин неудовлетворения заказов поставщиками, аннуляции или задержки поставок.
Формирование базы данных о поставщиках.
Формирование базы данных о закупленных товарах.
Распределение запасов по заявкам дилеров, субдилеров и агентов.
Контроль удовлетворения спроса клиентов, анализ упущенных продаж, анализ спроса, прогноз потребности.
Контроль рентабельности по каждому товару.
Контроль неликвидов и принятие решений об их возврате поставщикам, реализации по сниженным ценам или списании на убытки.
Оптовая торговля.
Организация стандартной предпродажной подготовки.
Продажи дилерам, субдилерам, агентам, корпоративным клиентам.
Формирование базы данных о потребителях – оптовых клиентах.
Регистрация упущенных продаж и анализ причин.
Консультирование заказчиков.
Оформление счетов и товаросопроводительных документов. Контроль поступления платежей.
Работа с заказчиками и поставщиками по удовлетворению претензий по количеству и качеству, по недопоставкам, по неудовлетворенным заявкам, оформление соответствующей документации. Контроль сроков рассмотрения претензий, контроль исполнения результатов рассмотрения.
Контроль соотношения затрат и доходов.
Развитие деятельности.
Статистика продаж по каналам сбыта
Статистика результатов деятельности по установленным критериям.
Прогноз возможностей на предстоящий период.
Разработка предложений по повышению конкурентоспособности предприятия.
Подготовка аналитических материалов для выработки решений по управлению деятельностью предприятия.
Постановка задач для применения современных компьютерных технологий в деятельности отдела и предприятия.
Повышение квалификации персонала.Служба хранения
Служба хранения выполняет:
– в части, завершающей приемку, – размещение и укладку принятых товаров по местам хранения, их приходование;
– в части, обеспечивающей хранение, – учет товаров, инвентаризацию, поддержание условий хранения, технологические операции (например, перелопачивание, проветривание, замену поврежденной упаковки и т. д.), контроль качества;
– в части, обеспечивающей отгрузку, – отбор товаров по заказам на основании комплектовочных ведомостей, передачу отобранных товаров в зону отгрузки.
Если раскладка и отбор товаров происходит ежедневно, то операции раскладки и отбора поручают разным сотрудникам. Раскладкой занимаются кладовщики участков и их сотрудники, отбором – комплектовщики.
Приемная комиссия
Если поступление товаров на склад предприятия является постоянным процессом – грузы поступают ежедневно небольшими объемами или еженедельными крупными партиями или ежемесячными количествами, требующими длительной приемки, то приказом по предприятию назначаются постоянно действующая комиссия по приемке поступающих товаров и службы, обеспечивающие приемку, – грузовая служба, лаборатория по проверке качества, служба оформления претензий, а также определяется порядок распределения техники и трудовых ресурсов. Если поступление товаров происходит периодически и постоянная приемная комиссия не требуется, то приказом по предприятию постоянные обязанности председателя приемной комиссии возлагаются на одного из руководителей, которому предоставляются полномочия назначать приемную комиссию по мере необходимости, привлекать обеспечивающие службы. В обоих случаях председателю приемной комиссии предоставляется право подписи документов, связанных с приемкой товаров, право привлекать сторонних специалистов или лаборатории для контроля качества, независимых экспертов и общественные организации. В обоих случаях назначение и состав приемной комиссии оформляются письменным приказом. В приказе отдельным пунктом указываются сотрудники, которым предоставлено право подписи приемных актов, протоколов проверки (анализа, тестирования) качества и претензий, для того, чтобы подписи этих членов комиссии имели законную силу для оприходования товаров или для предъявления претензий поставщикам и возможных арбитражных разбирательств.