В табличной части документа формируется список перемещаемых ценностей. Для каждой ценности нужно указать ее порядковый номер в списке, номенклатурный номер, наименование, единицу измерения, количество, цену стоимость.
Внизу накладной на внутреннее перемещение приводятся итоговые данные: общая стоимость отпущенных товарно-материальных ценностей, а также количество позиций в документе.
Накладная на внутреннее перемещение заверяется подписями представителей отправителя и получателя ценностей. Предварительно документ заверяет подписью ответственный сотрудник, который разрешил отпуск ценностей (это может быть, например, заведующий складом). Работник предприятия, принявший ценности со склада, передает их на место назначения, и в накладной на внутреннее перемещение расписывается работник, получивший эти ценности.
Акты о недостаче, об излишках и на списание ТМЦ
На любом складе нельзя исключить ситуации, когда обнаруживается недостача или излишек тех или иных хранимых ценностей (имеются в виду недостача и излишки, выявленные случайно либо в результате внезапной проверки склада, а не по результатам инвентаризации).
Чтобы оприходовать излишки, необходимо составить акт об излишках, а для списания недостач необходимо наличие акта о недостаче. И тот, и другой акт является первичным документом, и обязателен к исполнению в складском и бухгалтерском учете.
Акт на списание ТМЦ – это один из первичных документов, на основании которых осуществляется списание ТМЦ со склада. Его принципиальное отличие от накладных заключается в том, что списание ценностей производится не в результате отпуска их со склада получателю, а по иным причинам: истечение сроков годности, хищения, сертификация, гигиенические исследования, порча, и т. п.
Акт на списание готовит ответственный работник предприятия (это может быть работник склада, бухгалтер, экономист, и др.), после чего его должен утвердить руководитель предприятия. Списание ценностей по акту осуществляется в присутствии комиссии, члены которой должны подписать акт. В состав комиссии обязательно должно входить материально-ответственное лицо из числа складских работников (например, заведующий складом).
Полный перечень списываемых ценностей формируется в табличной части документа. Для каждой позиции списка указывается название ценности, ее номенклатурный номер, единица измерения, количество, цена и общая стоимость списываемой позиции. В колонке Примечание можно дать краткие необходимые пояснения.
Под табличной частью в строке ИТОГО цифрами и прописью указывается общая стоимость списываемых ценностей, а также их общее количество ценностей в натуральных показателях.
Внизу документа руководитель предприятия определяет, за счет чего производится данное списание (за счет прибыли, за счет виновных лиц, относится на затраты, и т. д.).
Надлежащим образом оформленный акт на списание передается в бухгалтерию для принятия к исполнению и отражения в учете. Предварительно складской работник должен провести документ по складскому учету (т. е. внести данные в карточки складского учета).
Глава 2. Ведение складского учета в программе «Учет товаров»
Свое знакомство с программными продуктами, предназначенными для автоматизации складского учета, мы начнем с программы «Учет товаров». Эта программа создана отечественными разработчиками (сайт разработчика – http://www.tradesoft.ru) и является условно-бесплатной: демонстрационная версия работает в течение 30 дней, при этом программу можно запускать не более 100 раз.
Чтобы установить программу на компьютер, запустите инсталляционный файл и далее следуйте указаниям программы установки.
К преимуществам программы можно отнести ее простоту и удобство эксплуатации, а также то, что она обладает эргономичным и интуитивно понятным пользовательским интерфейсом.
Назначение и функциональные возможности программы
Средствами программы «Учет товаров» можно решать все актуальные задачи складского учета, основные из которых перечислены ниже.
• Учет поступления, расходования и внутреннего перемещения товарно-материальных ценностей.
• Заполнение и использование разных справочников: материальных ценностей, складов предприятия, контрагентов, валют, и др.
• Управление запасами ТМЦ: резервирование остатков, формирование списка подлежащих закупке товаров, работа с объемами минимальных остатков.