С 11 мая 2005 г. работник уходит в очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Как рассчитать сумму отпускных работнику и отразить в учете организации ее начисление и выплату? Организация работает по графику пятидневной рабочей недели, признает доходы и расходы в целях налогообложения прибыли методом начисления.
Согласно ст. ст. 114, 115 Трудового кодекса РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска продолжительностью 28 календарных дней с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.
Оплата отпуска производится не позднее чем за 3 дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).
При расчете отпускных организация руководствуется нормами Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213 (абз. 7 ст. 139 ТК РФ)).
Расчет среднего заработка работника независимо от режима его работы производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени (п. 3 Положения). При этом расчетным периодом для оплаты отпусков являются 3 последних календарных месяца (с 1-го до 1-го числа), в данном случае – февраль, март и апрель 2005 г.
Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в соответствующей организации, независимо от источников этих выплат, в том числе заработная плата, начисленная работникам по тарифным ставкам (должностным окладам) за отработанное время, а также премии (подп. «а», «м» п. 2 Положения). При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключаются время, а также начисленные за это время суммы, если работник получал пособие по временной нетрудоспособности (подп. «б» п. 4 Положения).
Согласно абз. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 9 Положения средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 3 и на среднемесячное число календарных дней (29,6).
В случае, когда один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 4 Положения, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней (29,6), умноженного на количество полностью отработанных месяцев, и количества календарных дней в не полностью отработанных месяцах (абз. 2 п.
9 Положения).
Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4 (абз. 3 п. 9 Положения).
Согласно п. 14 Положения при определении среднего заработка ежемесячные премии, фактически начисленные за расчетный период, учитываются в сумме не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода. В п. 16 Письма ФСС РФ от 25 февраля 2004 г. № 02–18/07-1202 «Ответы на вопросы по применению нового порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам» разъяснено, что при определении среднего заработка учитываются премии, начисленные за расчетный период, т. е. в пределах расчетного периода, а не за месяцы расчетного периода. Следовательно, в рассматриваемой ситуации в расчет среднего дневного заработка включаются премии, начисленные пропорционально отработанному времени в феврале (за январь), в марте (за февраль) и в апреле (за март).
В случае, если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 4 Положения, премии учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетный период (за исключением ежемесячных премий, выплачиваемых вместе с заработной платой за данный месяц) (абз. 5 п. 14 Положения). В данном случае расчетный период (февраль – апрель 2005 г.) составляет 62 дня (19 дней + 22 дня + 21 день). Работником отработано 53 дня (19 дней + 13 дней + 21 день). Следовательно, при расчете среднедневного заработка работника учитывается соответствующая часть начисленных ему в течение расчетного периода премий в сумме 8548,39 руб. ((3000 руб. + 4000 руб. + 3000 руб.) / 62 дня × 53 дней).
Таким образом, средний дневной заработок работника составляет 445,19 руб. ((10 000 руб. + 10 000 руб. / 22 дня × 13 дней + 10 000 руб. + 8548,39 руб.) / 29,6 дня × 2 + 13 дней × 1,4). Сумма отпускных в таком случае составит 12 465,32 руб. (445,19 руб. × 28 дней), где 28 дней – продолжительность отпуска в календарных днях.