В дальнейшем я буду использовать термин органайзер для обозначения как портативного компьютера, так и бумажного органайзера. Неважно, пользуетесь ли вы достижениями высоких технологий. Если понадобится, в конкретном примере я уточню, какой инструмент имеется в виду.
Мы будем исходить из предположения, что вы можете доверять своему органайзеру. Информация, которую вы в него запишете, не будет забыта, удалена или потеряна, а также не исчезнет, подобно невидимым чернилам. Только доверяя своему органайзеру, вы сможете свободно применять другие приемы тайм-менеджмента. Воспитание в себе такого доверия, как и выработка любой привычки, приходит со временем.
Очень важно, чтобы ваш мозг не был «засорен». Засоренный мозг постоянно отвлекается и не позволяет вам сохранять сосредоточенность. Вы должны научиться хранить во внешней памяти все, на чем не сконцентрированы в данный момент.
Не принимайте это как личный выпад, но ваш мозг не такое надежное средство хранения информации, как бумажный листок или компьютер. Не используйте мозг для запоминания заданий и встреч. Пользуйтесь органайзером, базой данных, Wiki — чем угодно, но только не мозгом.
Емкость вашего мозга ограничена. Он работает либо как ОЗУ, либо как ЦПУ, в зависимости от ваших представлений о нем. Если вы засорите свой мозг сведениями обо всех задачах, которые вам предстоит решить в будущем, то не хватит места для задачи, над которой вы работаете сейчас.
В самом деле, если я работаю над проектом А, но постоянно думаю о проекте В, то лучшее, что я могу сделать, — это занести проект В в список моих дел и постараться выкинуть его из головы. Тогда я смогу сосредоточиться на проекте А. Я поручаю списку дел «помнить» о проекте В вместо меня, и мне не приходится непрерывно терять на этом умственную энергию.
По недостоверным источникам, у Альберта Эйнштейна в шкафу висело семь одинаковых костюмов на каждый день недели. Согласно этой легенде он так сохранял умственную энергию для физики, не тратя ее на размышления о том, что сегодня надеть. Возможно, по аналогичной причине руководитель компании Apple Computer Стив Джобс (Steve Jobs) всегда носит черные свитера. (У меня самого много одинаковых пар носков, но результат только в том, что после стирки не остается больше одного непарного носка.)
Эта книга позволит вам исключить из своего лексикона отговорку «Я забыл». Возможно, вы будете нарушать сроки по другим причинам, но уж точно не потому, что вы пытались запомнить так много всего, что о чем-то позабыли.
Перенос заданий, инструкций и прочей информации из головы на бумагу или в память компьютера — первый шаг к получению помощи в решении ваших задач. В то время как наш мозг является однопользовательской системой и никто, я надеюсь, не читает наши мысли, внешние носители информации являются многопользовательскими и позволяют другим оказывать нам помощь в нашей работе. Например, документирование процедуры и размещение ее на веб-сайте позволит другим изучить эту процедуру и, возможно, следовать ей. Использование базы данных с запросами клиентов позволяет другим системным администраторам реагировать на запросы, клиентам — видеть, что их проблемы решаются, а руководству — собирать статистику. Зачем запоминать список служб, которые надо протестировать после установки новой версии операционной системы? Храните этот список в виде электронной таблицы, а не в голове. Вы сможете показать эту таблицу коллегам и проверить, не упустили ли чего.
Хороший разработчик программного продукта старается кодировать как можно реже. Если фрагмент кода работает, программист использует его всюду, где только возможно. Я пишу очень много кода на языке Perl. Окружающие считают меня экспертом по этому языку. На самом деле я знаю около десятка действительно хороших идиом языка и использую их снова и снова. Программы редко создаются с нуля. Вам следует организовать свое время аналогичным образом. Превратите повторяющиеся действия в процедуры, чтобы тратить меньше времени на планирование событий, которые все равно произойдут.
Раньше я тратил несколько часов в неделю, пытаясь «поймать» шефа по телефону, чтобы договориться с ним о встрече. Теперь мы еженедельно в одно и то же время проводим короткое совещание. Больше нет неопределенности. Это наша процедура. Установив эту процедуру, мы оба сокращаем время на раздумья о том, что надо сделать на этой неделе.
Чтобы не тратить много времени на организацию своих приемов тайм-менеджмента, я выработал процедуру и для этого вида деятельности. В начале каждого рабочего дня перед проверкой электронной почты я просматриваю список дел, чтобы установить приоритеты на сегодня.
Важно, чтобы вы придерживались установленных процедур, поскольку ваши коллеги привыкают рассчитывать на них. Это помогает им планировать свое время. Все в выигрыше.
Привычки — это процедуры, которые вы выполняете, не задумываясь. Заклинания — это мысленные «включатели» тех или иных правил.
Я заправляю машину каждое воскресенье. Это хорошая привычка. Я даже не могу вспомнить, откуда она взялась, но полагаюсь на нее. Вспомнил! Я часто опаздывал на работу по понедельникам, потому что был вынужден заезжать на заправочную станцию. Однажды я решил, что хватит опаздывать. Теперь это привычка. Если мой бензобак не полон доверху, я всегда заправляюсь в воскресенье.
Правила аналогичны привычкам, но не обладают регулярностью. Они являются способом запоминания вашей оптимальной реакции на конкретные обстоятельства. Активизируя правило, я произношу заклинание. Для мелких дел, которые я склонен откладывать на потом, у меня есть такое заклинание:
Лучше раньше, чем позже.
Например, как-то я был вынужден периодически выливать воду из резервуара переносного кондиционера, установленного в маленькой комнатке с компьютерами. (Конечно, по большому счету, следовало провести слив или установить охладитель, испаряющий воду. Это было временное решение.) На резервуаре было две отметки уровня: «Пора вылить воду» и «Идиот! Ты уже должен был вылить воду». Вода могла не доходить до первой отметки целую неделю, и несколько дней подряд мне вроде бы не требовалось выливать ее. Это приводило к трем проблемам. Во-первых, вылить воду из полного резервуара гораздо труднее, чем из полупустого, — она просто расплескивается. Во-вторых, как назло, чаще всего я замечал, что уровень воды приблизился к критичной отметке, в конце того рабочего дня, когда меня ждали другие важные дела. И мне приходилось опаздывать, потому что слив воды занимал минут пятнадцать. В-третьих, и это самое важное: все время был риск переполнения резервуара. Конечно, у кондиционера был детектор для автоматического отключения при переполнении, но температура в помещении могла так повыситься, что перегорели бы все компьютеры.
Как вы можете догадаться, ситуация заметно улучшилась, когда я стал применять заклинание «Лучше раньше, чем позже». Замечая, что вода достигла первой отметки, я сразу говорил себе «Лучше раньше, чем позже» и выливал воду. Проблема была решена. Это заклинание близко к английской пословице «Вовремя сделанный стежок стоит девяти».
Со временем привычки и заклинания становятся вашей второй натурой. Выработка привычек и заклинаний окупается тем, что ваш мозг, в конечном счете, не засоряется ненужной информацией. Став второй натурой, они не вмешиваются в ход наших обычных мыслей, следовательно, не противоречат принципу сбережения оперативной памяти.
Вот еще одно заклинание, которое меня всегда выручало:
Доверяй процессу.
Через несколько глав я порекомендую вам каждое утро отводить пять минут на планирование дня. Бывают суматошные дни, когда возникает соблазн не делать этого, но по злой иронии именно в эти дни планирование особенно необходимо. Я говорю себе «Доверяй процессу» и занимаюсь планированием. Потом я всегда радуюсь, что сделал это.