Конечно, подобное расписание недели не единственно верное, и вам часто придется его нарушать. Иногда целые недели проходят как вторник и среда – в полном напряжении сил. Но такая система поможет вам разумно распределять свои силы и добиваться максимальной продуктивности, не жертвуя своим самочувствием.
Теперь нам нужно распланировать каждый конкретный день. Существует множество подходов. Я приведу несколько примеров. Выбрать можно один из них, либо скомбинировать и создать свой, который будет подходить именно вам. Главное – не превратить планирование в тяжелую, невыполнимую задачу, которая будет занимать больше времени, чем сами цели.
1) Ежедневник. При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:
«жесткие» – привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»);
«гибкие» – не привязанные к жесткому времени («узнать время презентации»);
«бюджетируемые» задачи – крупные приоритетные задачи, не имеющие жесткого срока исполнения, но требующие большого ресурса времени («подготовиться к презентации – 2 часа»).
Алгоритм планирования дня следующий (на примере ежедневника с обзором дня).
1. В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).
2. Выделите красным 2–3 приоритетные задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.
3. На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи – привязанные к точному времени. Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, забюджетируйте это время.
4. Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.
Чтобы ваш день проходил эффективно, рекомендую рассчитывать не столько на ваши планы и ожидания, сколько на то, что все может измениться и придется эти планы менять.
2) Матрица Эйзенхауэра. Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне все выглядит предельно просто – смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса: Это важно? Это срочно?
Берем лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса.
Квадрат A: важные и срочные дела
Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели. Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни. Вопросы здоровья. Если вы очень эффективный человек, то этот квадрат будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но таких людей очень мало. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач – беда. Но паниковать не стоит. Чтобы этот квадрат пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.
Квадрат B: важные, но не срочные дела
Основная деятельность. Здесь находятся задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Кто хорошо работает с этим квадратом – того и ждет успех в достижении целей. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. Нет никаких препятствий, чтобы выполнить их максимально эффективно. Только не затягивайте – задачи из этого квадрата могут перейти в сектор А.
Квадрат C: срочные, но не важные дела
Отвлекающие факторы. Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают. Есть риск спутать дела из этого сектора с делами квадрата А и получить неразбериху в приоритетах.
Квадрат D: не срочные и не важные дела
Удивительный квадрат, потому что тут находятся дела: не несущие никакой пользы, но они наши любимые. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т. к. именно они являются «пожирателями времени».
3) Метод Альпы (ALPEN). Альпен является аббревиатурой с немецкого языка и расшифровывается как:
A – задачи (все встречи и дела). Запишите на лист бумаги всё, что вы хотите сделать за день. Рассмотрите задачи, вытекающие из ваших еженедельных и ежемесячных целей, непредвиденные задачи, новые добавленные действия и рутинные действия, а также ваши встречи.