√ письмо МНС РФ от 27 августа 1999 г. № ВГ-6-16/685 «Об унифицированных формах первичной учетной документации».
Анализ судебной практики показывает, что суды при принятии решений соотносят применяемые организацией формы документов с установленными в централизованном порядке. При составлении первичных документов с нарушением предусмотренных правил составления, сделки признаются недействительными (постановление ФАС Уральского округа от 11 октября 2004 года №Ф09-3325/04-ГК).
Факт отсутствия каких либо реквизитов, предусмотренных п. 9 Закона о бухгалтерском учете, а также если форма не предусмотрена альбом унифицированных форм первичной учетной документации, является основанием для отказа в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на сумму произведенных расходов (письмо Минфина России от 02 октября 2003 года №04-02-03/124).
При обнаружении ошибок в первичных документах необходимо внести исправления. Порядок исправлений зависит от того, когда обнаружена ошибка в текущем периоде или когда бухгалтерская отчетность уже сдана.
Что касается текущего периода, то хочется сразу предостеречь, в кассовых документах (расходные, приходные кассовые ордера) и в банковских документах (платежные поручения, платежные требования) никакие исправления не допускаются. Поэтому, если ошибка была допущена, то документы придется составлять заново. В остальных первичных учетных документах исправления допускаются, но лишь с согласия с лицами, составившими и подписавшими документы. При этом неправильная запись зачеркивается, а сверху над зачеркнутой записью пишется правильной значение. Зачеркивать необходимо одной чертой, чтобы можно было прочитать зачеркнутую запись, Затем зачеркнутая и исправительная запись оговаривается записью «Исправленному верить», ставиться дата внесения исправления и заверяется подписями лиц, внесших исправление.
Если в бухгалтерию поступает документ с исправлениями, то принятие документа к учету осуществляется в случае, если исправления внесены в вышеизложенном порядке. Кроме того, бухгалтер должен поставить свою подпись под исправленной записью, т.е. подтвердить свое согласие с исправлением.
Если бухгалтерская отчетность уже сдана, тогда внесение исправление осуществляется путем составления бухгалтерских справок с подробным объяснением вносимых исправлений за подписью главного бухгалтера и бухгалтера. В данном случае бухгалтерская справка будет играть роль первичного учетного документа. В бухгалтерском учете на основании бухгалтерской справки необходимо внести исправительные записи в текущем периоде (например, методом «красное „сторно“).
При выявлении отсутствия каких-либо документов по возможности их следует восстановить (обратитесь в обслуживающий вас банк, к контрагентам).
Если восстановить документ по каким-либо причинам не удается, то следует иметь ввиду, что в общем случае отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов.
Ответственность не наступает только в отсутствие вины организации, т.е., если утрата первичных бухгалтерских документов произошла не по зависящим от налогоплательщика обстоятельствам (технические аварии, пожары и т.п.) (ст. 111 НК РФ и Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11 декабря 2003 года №А33-11262/03-СЗ-4280/03-С1). Такие обстоятельства должны быть надлежащим образом подтверждены специально созданной комиссией с участием представителей уполномоченных органов (МЧС, коммунальные службы, отделения внутренних дел).
Имейте ввиду, что отсутствие у организации отдельных первичных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, позволяет исключить спорные суммы из состава расходов при формировании налоговой базы по налогу на прибыль (ст. 252 НК РФ) и из состава налоговых вычетов при исчислении НДС.
Отсутствие первичных документов за какой-либо период дает налоговым органам правовые основания для определения налогов расчетным путем на основании данных об аналогичных налогоплательщиках (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). При этом наличие налоговой и бухгалтерской отчетности, которая своевременно представлялась налогоплательщиком в налоговую инспекцию, не будет являться основанием для отказа в применении расчетного метода.
1.3. Ошибки, возникающие при отражении хозяйственных операций в учетных регистрах