Однако чтобы о чем-либо договориться, требуется время, особенно если человек находится далеко, а инструментализация (телеграф, телефон, телевидение), хотя и сокращает в огромной степени длительность этого процесса, вовсе не сводит его к нулю. Да, в процессе достижения договоренности, несмотря на все меры, теряется масса времени, а это неизбежно влечет за собой весьма значительное увеличение жесткости как конструирования, так и реализации коллективных действий по сравнению с процессами планирования сложных односубъектных действий. Имеет значение здесь и отчетность, т.е. функция извещения контролирующих элементов о ходе выполнения их указаний. Рациональные изменения плана в ходе его выполнения, а также дополнения плана в местах, оставленных для последующего решения, зависят от того, что и как выполнено и какие замечания, пригодные для рационализации плана, сделаны во время работы. Поэтому такие изменения производятся с учетом представленных отчетов, что обычно влечет за собой снижение темпа изменений. А поскольку, с другой стороны, всякое изменение хода деятельности, приспособленное к изменению в плане, должно предваряться извещением исполняющих элементов о плановых изменениях (что, в свою очередь, требует некоторого времени), то еще и это замедляет темп изменения. К этому следует добавить, что как конструирование, так и изменения в конструкции плана коллективных действий, как правило, сами бывают свершением коллективного труда, требующим договоренности в виде обмена информацией и договоренности в виде согласования.
Все указанные обстоятельства приводят к тому, что планирование коллективных действий поневоле менее гибко, менее пластично, чем планирование односубъектного действия. А отсюда совет: сводить до минимума все, что является в этом отношении источником увеличения жесткости. Важно не только улучшать отчетность и вообще любую информационную службу, но и избегать включения в план чего-либо, что можно оставить для решения (в зависимости от возникающих событий тем или иным способом) исполняющим элементам. Если план не должен быть слишком жестким, то он не должен быть и слишком детальным. Вот пример возможного снижения жесткости плана: не включать в план деятельности данного научного общества перечня задуманных работ и ограничиться только общей характеристикой замыслов и общей суммой предусматриваемых сметой расходов. Тогда без задержки в работе и не перегружая план тем, что несущественно, можно будет вносить в него изменения, касающиеся отбора тех тем, которые фактически разработаны. Впрочем, это лишь частный случай так называемого virement, т.е. перемещений сметных сумм.
Важно, чтобы можно было без реконструкции плана и в его границах перемещать из рубрики в рубрику по крайней мере некоторые имеющиеся в распоряжении суммы применительно к выявившимся жизненным потребностям. Например, чтобы можно было купить новую лампу вместо испорченной, черпая деньги не из тех, что числятся в рубрике расходов на канцелярские товары и оборудование, а из тех, что входят в графу расходов на наглядные пособия, если именно в этом разделе имеется излишек, а в том — дефицит сметных средств. Без такой свободы план становится излишне жестким, изменения в нем проходят с противоцелевым опозданием, а если изменения не делаются, то это вредно отражается на исправности функционирования институции, подчиняющейся такому плану. Впрочем, подобная гипертрофия жесткости плана тесно связана с излишней централизацией, о чем и пойдет речь ниже.
Но прежде чем перейти к этой теме, посвятим немного внимания проблемам улучшения информации, оказавшейся столь существенной при разработке и реализации планов коллективных действий. Каких достоинств мы вправе требовать от хорошей информационной службы? Попытаемся свести их к следующим: быстрота, достоверность, детальность (точнее — надлежащая подробность), разборчивость, определенность. Сюда же относится способность потребителей информации понимать ее язык. К сожалению, во всех этих отношениях наше общество еще весьма неопытно, в значительной мере вследствие небрежного отношения к общим достоинствам хорошей работы. Так, например, быстрота информации зависит в большей степени от упорядочения, размещения материалов. Вот клиент является в канцелярию с вопросом по своему делу, например о получении путевки на курорт. Он долго ждет, и, наконец, его просят (хорошо, если вежливо) зайти завтра. Почему? Потому что, хотя вопрос уже и решен, путевка выделена, ее нельзя быстро найти, поскольку бумаги лежат нагроможденными кучами, не рассортированы ни по датам, ни по алфавиту, ни каким-либо иным способом, позволяющим ищущему сотруднику быстро найти нужную папку.