Бухгалтерский учет у арендодателя:
Дебет субсчета 01-2 «Автомобиль, сданный в аренду»,
Кредит субсчета 01-1 «Автомобиль в эксплуатации» – отражена передача автомобиля в аренду;
Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»,
Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» – учтена ежемесячная сумма причитающейся к получению арендной платы;
Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»,
Кредит счета 02 «Амортизация основных средств» – начислена ежемесячная сумма амортизации объекта;
Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»,
Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» – отражена причитающаяся бюджету сумма НДС по арендной плате;
Дебет счета 51 «Расчетные счета»,
Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – поступила текущая сумма арендной платы;
Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам»,
Кредит счета 51 «Расчетные счета» – перечислена в бюджет сумма НДС;
Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»,
Кредит счета 99 «Прибыли и убытки» – подведен ежемесячный итог от сдачи объекта основных средств в аренду;
Дебет субсчета 01-1 «Автомобиль в эксплуатации»,
Кредит субсчета 01-2 «Автомобиль, сданный в аренду» – отражен возврат автомобиля из аренды.
Смысл проводок у арендатора состоит в том, что они отражают постановку арендованного объекта на забалансовый учет, начисление текущих арендных платежей (с учетом НДС) и их перечисление арендодателю.
Бухгалтерский учет у арендатора:
Дебет счета 001 «Арендованные основные средства», – поступил арендованный объект основных средств;
Дебет счетов 20 «Основное производство» (26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»),
Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – отражена задолженность по текущему арендному платежу (без НДС);
Дебет счета 19 «НДС по приобретенным ценностям»,
Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – учтен НДС по текущему арендному платежу;
Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»,
Кредит счета 51 «Расчетные счета» – перечислена арендная плата;
Кредит счета 001 «Арендованные основные средства», – объект основных средств возвращен арендодателю.
Если в договоре аренды автомобиля не указано, кто несет расходы на капитальный и текущий ремонт, то данная обязанность возлагается на арендатора, который вправе их учесть на основании подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Для обоснования необходимости проведения ремонта комиссия, созданная в организации, составляет акт технического осмотра и дефектную ведомость. В них указываются работы, подлежащие выполнению, сроки начала и окончания ремонта, предназначенные для замены детали. На основании дефектной ведомости составляется смета на проведение ремонта. Списание расходов на ремонт в бухгалтерском учете отражается в зависимости от того, собственными силами он осуществлен или с привлечением сторонних организаций.
Для ремонта автомобиля организация может приобрести запчасти, и на основании подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ они могут быть учтены в составе расходов на ремонт основных средств. В качестве подтверждения понесенных затрат должны быть представлены документы, свидетельствующие об оплате ремонтных работ, акт приемки-передачи выполненных работ, а при осуществлении ремонта собственными силами – документы, подтверждающие оплату использованных деталей. Для замены изношенных деталей запчасти обычно приобретает подотчетное лицо (водитель, который в этот же день может осуществить замену).
Если арендатор за период аренды выявил недостатки транспортного средства, тогда нужно руководствоваться ст. 612 ГК РФ, согласно которой арендодатель отвечает за недостатки сданного в аренду имущества, полностью или частично препятствующие его использованию, даже если на момент заключения договора аренды он не знал об этих недостатках. При их обнаружении арендатор вправе:
1) потребовать от арендодателя либо безвозмездного устранения недостатков, либо соразмерного уменьшения арендной платы, либо возмещения своих расходов на устранение недостатков;
2) удержать сумму понесенных им расходов на устранение данных недостатков из арендной платы, предварительно уведомив об этом арендодателя;
3) потребовать досрочного расторжения договора.
Следовательно, арендатор может возместить свои расходы только за счет средств арендодателя, поэтому учет этих расходов экономически не обоснован (письмо УФНС от 10.02.2006 г. № 20–12/11320).
Пользование автостоянкой является, по существу, арендой, расходы на нее согласно подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ можно учесть как арендные платежи.