Для хранения больших массивов информации используются базы данных. Детали организации этого процесса слишком сложны с технической точки зрения, так что я не буду погружаться в них сейчас, можете выдохнуть с облегчением. Вероятно, вы больше знакомы с тем, как работают таблицы. Если вам приходится работать с бюджетом, или с расписанием, или другими небольшими по масштабу данными, скорее всего, вы уже активно используете какую-то из таблиц, и могу предположить, что это Microsoft Excel.
У баз данных и таблиц есть общая черта: информация организована в виде строк и столбцов. Таблицы – это просто гениальное изобретение человеческой мысли, изначально они использовались в бумажном варианте бухгалтерами, но, когда в 1979 году была разработана первая электронная таблица для персональных компьютеров VisiCalc, приложения для работы с ними стали неотъемлемой частью компьютерного ПО.
Прелесть таблицы в том, что сначала вы можете работать с данными, например, создав строку, дополняющую остальные. Цифры и названия в таблице составляют массив данных. В форматах PDF или Word данные словно перестают существовать: чтобы воспользоваться этой информацией, ее нужно заново набрать или, если повезет, скопировать и вставить. Если с цифрами производились математические операции (например, складывались промежуточные результаты), при переводе этих данных в PDF или Word ссылки, скорее всего, окажутся нерабочими.
При обновлении источника данных свежая информация никогда не попадет в документ в текстовом редакторе. Такие документы устаревают ровно в минуту их создания. При использовании баз данных и таблиц, если немного постараться, можно добиться того, чтобы актуальность данных поддерживалась.
Так что, если уж вы затратили усилия на сбор великолепного массива данных, позаботьтесь о том, чтобы им было удобно пользоваться. В противном случае, как бы замечательно ни выглядели эти данные, они бесполезны. Спросите Кэрол (или лучше не спрашивайте). Это основное правило деловой информации: нельзя вести бизнес, опираясь на прошлогодние факты.
7. Составляйте таблицы
Все знают, как составить хорошую таблицу на основе имеющихся данных?
После того как вы представили информацию в виде таблицы, вы должны быть способны донести ее до других. Качественно составленная таблица нередко становится наиболее эффективным способом представления данных: к сожалению, это также тот способ, которым чаще всего пользуются неправильно. Так что, пока мы окончательно не запутались, давайте потратим пять минут, чтобы прояснить разницу между хорошей таблицей и плохой.
Эдвард Тафти, специалист по информационному дизайну, – это, вероятно, человек, который больше всех думает о том, как эффективно доносить информацию до других. Тафти считает, что «графический мусор» (то есть то самое замысловатое форматирование, которое пользователи применяют для оформления таблиц) представляет собой «очевидный признак статистической глупости». Используйте подобное форматирование в своей презентации, и слушатели обоснованно заключат, что вы мало что смыслите в статистических данных. Обсуждение этого вопроса можно найти на его (достаточно аскетичном) сайте, который указан в разделе дополнительных ресурсов.
Принцип создания таблиц по Тафти заключается в том, что каждая единица информации и каждый элемент дизайна должны помогать пользователю лучше понять тему. Это сложнее, чем может показаться, но самый эффективный способ этого добиться – удалить все отвлекающие факторы и структурировать информацию так, чтобы она соответствовала образу мышления человека.
В качестве примера возьмем таблицу, отражающую долю выживших онкологических больных, из научной работы Германа Бреннера «Доля выживших онкопациентов в долгосрочной перспективе на конец ХХ века: периодометрический анализ» (Lancet, 2002, № 360, с. 1131–1135). После публикации научной работы на эту таблицу часто ссылались в газетных статьях. Оригинал ее выглядел как таблица, расположенная на предыдущей странице.
Это далеко не самая плохая из таблиц. Однако неспециалисту сложно в ней разобраться: в чем заключаются хорошие новости, какие виды рака наиболее опасны, в каких областях удалось добиться наибольшего прогресса – словом, то, что интересует всех нас. А вот таблица Тафти (она содержит все те же самые данные):