Итак, первый совет: выстраивайте технологию и не стремитесь быть главным сотрудником в бизнесе. Даже если очень хочется и кажется, что так проще и лучше, быстрее и качественнее вас никто не сделает, придерживайтесь технологии.
Сейчас все легче делать самому, но стратегически это помешает бизнесу развиваться. Гораздо эффективнее обучить кого-то своему ремеслу и перепоручить задачи.
Совет 2. Создавайте инструкции
Пишите четкие инструкции для каждой позиции. Что это значит? Каждый работник должен иметь план, в котором прописано, что и когда он должен делать, кто и как его контролирует. Все нужно прописывать пошагово.
Что происходит, если у работников нет инструкций? Приходится всем все объяснять, либо сотрудники объясняют друг ДРугу. Чем это плохо? Во-первых, на каждого новичка надо тратить время. Во-вторых, если объясняете уже не первый раз, значит, что-то упустили.
Во избежание недоразумений готовится инструкция или пошаговый алгоритм действий. Допустим, нужно составить инструкцию по наклеиванию обоев. Вы пишете: чтобы поклеить обои, делайте следующее:
1. Положите обои вниз рисунком.
2. Подготовьте клей.
3. Окуните кисточку в клей.
4. Намажьте клеем обои.
5. Возьмите обои и прислоните их вертикально к стене (выделяйте жирным важные моменты).
6. Выровняйте обои и просушите.
Это и есть пошаговая инструкция. Как только вы начнете все прописывать, заметите, как меняется бизнес, обретает системность и структурированность.
Если инструкций нет, можно начать с малого. Выберите основную должность либо процесс, который встречается чаще всего (например, работа с клиентами), и подробно его пропишите.
Сделаете – и сразу увидите, как все изменится. У нас есть курс «Малый бизнес на автопилоте», посвященный оптимизации бизнес-процессов. В его первом блоке рассказано, как написать такую инструкцию. Вы платите символические деньги и тратите около пяти часов, а полученный результат превосходит все ожидания.
Совет 3. Чек-листы регулярной проверки
Что такое чек-лист? Это таблица, где по горизонтали выделены пункты инструкций конкретного работника, а по вертикали – ячейки, в которых нужно ставить галочку, если пункт выполнен.
На практике удобно использовать два чек-листа – утренний и вечерний. В чек-листы утренней проверки входят пункты, которые сотрудник должен выполнить, придя на работу. Вечерний содержит отчеты по итогам дня.
Примеры чек-листов для менеджеров по персоналу и других должностей есть в бесплатном курсе «Рабочие инструменты менеджера по продажам».
Вы спросите: зачем нужны чек-листы? Затем, что люди имеют свойство многое забывать. Когда у работника нет чек-листа, он придумывает себе оправдание: «Забыл!» Его это устраивает, но вас-то – нет!
Вы хотите, чтобы процесс шел и результаты были качественными? Дайте сотруднику чек-лист. Так вы сможете контролировать процесс, потому что работник будет отмечать каждый свой шаг: это сделал, это сделал, это сделал…
Здесь уже не отмазаться, так как нужно поставить галочку. Если не поставил, возникает вопрос: «Почему? У тебя перед глазами стандартный список того, что необходимо сделать». Так проще требовать от людей исполнения стандартных инструкций.
Совет 4. Функциональная модель
Постройте функциональную модель компании, отображающую ее организационную структуру. Пропишите в ней основные функции компании, их взаимосвязь и ответственных за выполнение.
Функции стоит прописать, даже если вы в одном лице и бухгалтер, и начальник производственного цеха, и логист, и продажник, и маркетолог, и генеральный директор. Это нужно, чтобы понимать, как функционирует бизнес.
Вновь отошлю вас к курсу «Малый бизнес на автопилоте», где даны разные инструменты и примеры по выстраиванию функциональной модели.
Как минимум нарисуйте функции и роли. Если хотите раскрыть потенциал бизнеса и увидеть картину происходящего, вот пошаговая инструкция для создания функциональной модели.
1. Нарисуйте роли, которые есть в бизнесе: бухгалтер, менеджер по работе с клиентами и т. д.
2. Пропишите, кто какие роли выполняет. Например: «здесь я», «здесь снова я», «здесь тоже я», «Василий занимает три должности: он – водитель, менеджер по работе с клиентами и еще ведет бухгалтерию». Один человек может выполнять сразу несколько ролей, как и одну роль – несколько человек.