Анализ деятельности и времени в рамках контроля как функции самоменеджмента означает сравнение фактического использования вашего времени в течение дня и недели с запланированным. Контроль деятельности и времени может осуществляться следующим способом.
| Анализ видов деятельности и расхода времени | |
|---|---|
| План Ʃ, ч | Факт Ʃ, ч |
| Выигрыш в часах | |
| Задачи, которые вы исключаете, делегируете, переносите, рационализируете. |
Запишите, какие из важных задач (категория А) вы могли бы выполнять, если бы ежедневно имели на 1 час больше времени в своем распоряжении:
1. ________________________________
2. ________________________________
3. ________________________________
4. ________________________________
5. ________________________________
Фиксируйте в колонке «Фактическое состояние» всю свою работу, периодически выполняемую в течение дня или недели.
| Фактическое состояние | Фактически затраченное время (ч, мин) | Планируемое состояние | Планируемое время (ч, мин) | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Перечисление регулярно воспроизводимых в течение дня или недели видов деятельности | День | Неделя | Перечисление возможностей оптимизации в целях экономии времени | День | Неделя |
Регистрируйте сначала только виды деятельности и затраченное время, а затем исследуйте причины и детали.
Проанализируйте теперь каждый вид деятельности в графе «Фактическое состояние» с точки зрения возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени:
- Что произойдет, если отказаться от данной деятельности?
- Что произойдет, если эту деятельность полностью или частично делегировать?
- Что произойдет, если эту деятельность осуществить в течение более короткого промежутка времени? Если не произойдет ничего или последствия будут незначительными, то эту деятельность можно соответственно исключить, делегировать или осуществлять в более короткие сроки. Запишите эти меры по рационализации в графе «Планируемое состояние» и отведите для этого новое предусмотренное время.
Последним шагом попытайтесь определить:
- Насколько велика фактическая временная нагрузка?
- Сколько времени может быть сэкономлено?
- Какие меры по экономии времени необходимо предпринять?
- Как можно со смыслом использовать сэкономленное время?
Постоянно или по крайней мере через равные промежутки времени проверяйте свой трудовой процесс на предмет возможности разгрузки!
Как и в результате анализа деятельности и времени, с помощью контроля и анализа текущих «помех» можно вскрыть дополнительные источники экономии времени. Здесь также наряду с отдельными видами деятельности и «помехами» следует зафиксировать возможности улучшения.
| Факт | План | |||
|---|---|---|---|---|
| Время «от—до» | Отдельные виды деятельности, во время которых вам мешают | Вид «помех» (телефон, посетители) | Продолжительность помех | Возможности улучшения использования времени |
Определите новые меры для улучшения вашего рабочего процесса (план) и сравните их затем с результатами реализации.
5.3. Контроль результатов
Основу и исходный пункт процесса самоменеджмента представляет собой намерение достичь поставленных целей в конце планового периода.
Без цели всякий результат труда является одинаково верным и неверным!
Контроль за результатами труда с точки зрения достижения конечной цели (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов он должен осуществляться на промежуточных стадиях на всем протяжении процесса (промежуточный контроль).
Поэтому осуществляйте регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов.
- Что могло быть выполнено из задуманных задач / целей?