Даже если методические приемы SQ 3R кажутся непривычными, при определенной тренировке вопросы и критическое отношение к тексту возникают сами собой — исходя из интересов и соответствующего уровня знаний.
Ясно, что рациональное чтение может обусловливать также повторные просмотры того же материала, причем каждый из этих проходов по тексту служит определенной цели.
Например:
- первый проход: селекция материала — установление последующих шагов;
- второй проход: ориентирующее, изучающее, обобщающее чтение;
- третий проход: углубленное (быстрое) чтение с пометками;
- четвертый проход: обобщающее чтение с целью перепроверки (постановки вопросов);
- пятый проход: повторное чтение с выписками.
6.3. Рациональное проведение совещаний
Среди разных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания. Опросы показывают, что менеджеры в зависимости от уровня управления 50, 60, 70 и даже 80% своего времени проводят на конференциях и совещаниях.
Вряд ли найдется другой такой вид деятельности, при котором бы расточалось столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний!
Проведите еще раз точный анализ затрат вашего ближайшего заседания с учетом:
- издержек на подготовку;
- заработка участников;
- дополнительных индивидуальных расходов;
- накладных расходов;
- командировочных расходов;
- и потерянного времени!
В зависимости от числа и иерархического уровня участников издержки могут составлять до 50 марок ФРГ в минуту!
Причины, по которым на этих «митингах» впустую тратится столько времени и средств, состоят просто-напросто в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены.
В большинстве случаев конференции длятся слишком долго, часто они бывают по существу даже совершенно ненужными. Следующие 25 советов и правил должны помочь вам рационально подготовить и провести совещание и подытожить его результаты.
«Самые лучшие совещания те, которые вообще проводить не надо!»
1. Это выведенное из опыта правило вы должны всегда иметь перед глазами, когда проверяете целесообразность созыва заседания.
Непосредственный сбор людей имеет смысл, когда есть необходимость в:
- обмене информацией;
- выявлении мнений;
- анализе трудных ситуаций и проблем;
- принятии решений по комплексным вопросам.
Работа в группе может быть в несколько раз эффективней, тогда как затраты времени в любом случае обязательно будут в несколько раз больше, чем при работе в одиночку!
2. Подумайте, какими могут быть альтернативы проведению совещания:
- решение ответственного руководителя;
- несколько телефонных звонков или совещание по селектору;
- объединение с другим совещанием.
3. Проверьте, надо ли вам лично принимать участие в совещании:
- можете ли вы попросту отказаться, ничего не потеряв?
- можете ли вы послать своего представителя, который мог бы в результате набраться опыта?
4. Ограничивайте по возможности продолжительность своего участия временем, которое требуется для вашего выступления.
5. Сужайте насколько возможно круг участников. Приглашать надо лишь тех, без кого нельзя обойтись, т. е. работников:
- непосредственно затрагиваемых решениями заседания;
- располагающих соответствующими специальными знаниями;
- исполняющих решения;
- имеющих опыт решения аналогичных проблем; © ответственных за надлежащее исполнение;
- а также опытных советников и людей, умеющих решать проблемы (или умеющих вести конференцию).
6. Правильно выбирайте дату и время проведения совещания (с учетом доступности для участников и возможности подготовиться).
7. Выбирайте подходящее для целей конференции помещение, в котором вам по возможности не будут мешать, и позаботьтесь о необходимых средствах наглядной информации.
8. Определяйте предварительно цели совещания и соответственно пункты повестки дня: