Многие начинают производить «самокорректировку» и тем самым лишь вводят себя в заблуждение. Только честный анализ, предназначенный исключительно для вашего личного употребления, подскажет вам, как конкретно улучшить рабочий стиль.
| Анализ видов деятельности и расхода времени | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| № | Вид деятельности, занятий | Интервал времени (от—до) | Продолжительность (мин) | А | Б | В | Г |
| Листок «дневных помех» | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| № | Помехи | Интервал времени (от—до) | Телефонный разговор или посетитель | Кто? | Пометки, например, причины «помех» |
Указания по методу записи (инвентаризации времени): не менее важным, чем собственно инвентаризация времени, является выбор репрезентативных рабочих дней. Возьмите при соответствующих условиях целую рабочую неделю в качестве периода наблюдения; старайтесь производить немедленную регистрацию, избегайте более поздних записей по памяти (иначе будет утеряна наибольшая польза от вашей инвентаризации времени).
К формуляру «Анализ видов деятельности и расхода времени»:
- ограничивайтесь существенным и фиксируйте все виды деятельности в форме результатов за пятнадцатиминутные отрезки времени;
- поначалу не заполняйте колонки, обозначенные АБВГ. Они понадобятся при заключительном анализе расхода времени.
К формуляру «Дневные помехи»:
- заносите сюда все «помехи» или перерывы в работе, которые тормозят или нарушают запланированный или планомерно осуществляемый трудовой процесс: телефонные разговоры и (незаявленные) посетители, время, потраченное на ожидание, и т.п.;
Фиксируйте все, что вас отрывает от дел:
- Н — начальник;
- Ко — коллега по профессии;
- П — подчиненный;
- С — секретарша;
- Кл — клиент;
- Пос — поставщик;
- Сем — семья;
- Пр — прочие.
При заполнении формуляра помните о том, что записывать надо не только внешние помехи, но и те случаи, когда вы сами нарушаете ход своего трудового процесса (например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаете телефонную трубку, так как вам внезапно пришло в голову, что вы должны позвонить господину «Н»!).
Два исходных пункта инвентаризации времени. Прежде чем вы приступите к оценке результатов анкет, вы должны определить, в каком виде вы могли бы получить итоги. В центр анализа вы можете поставить либо позитивные, либо негативные аспекты. Таким образом получаются две исходные сферы, с которыми вы можете работать.
Каждый менеджер владеет множеством технических приемов, приводящих к успеху, — иначе он бы не смог изо дня в день справляться с лавиной дел.
В этом смысле вы уже сейчас представляете собой специалиста, владеющего техникой самоменеджмента!
- Рассмотрите инвентарную опись своего времени с таких позиций, чтобы выявить сильные стороны и преимущества вашего личного рабочего стиля с целью систематически их развивать.
- Последовательно применяйте в повседневной практике уже известные вам принципы самоменджмента!
Как только вы вскроете свои личные слабые стороны, вы сможете разработать исходные пункты и стратегию по их преодолению. Помощником и советчиком при этом послужит книга, которую вы держите в руках!
- Обработка данных формуляра «Анализ видов деятельности и расхода времени». После того как бы произвели учет своей трудовой активности за несколько типичных рабочих дней, просмотрите каждую из заполненных вами таблиц и оцените течение рабочего дня по следующей схеме.
1. Дайте оценку каждой выполненной вами работе, виду деятельности по следующим критериям:
А — Была ли работа необходимой?
Ответ «нет» занести также в графы «Б» и «В».
— Да — Нет
Б — Были ли оправданы затраты времени?
— Да — Нет
В — Выло ли целесообразным выполнение работы?
— Да — Нет
Г — Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы?