Убедившись, что все доставлено и установлено, постарайтесь выспаться. Завтра может быть нервный день, и вам следует быть в форме.
Поставьте два будильника. Может быть, стоит попросить кого-то из коллег на всякий случай позвонить вам утром, чтобы убедиться, что вы не проспали. Сами позвоните или отправьте сообщение утром «дня X» тем коллегам, которые ни при каких обстоятельствах не должны опоздать.
Прибудьте на место по возможности заранее. Если на окончательную установку оборудования вам нужен час, постарайтесь приехать за полтора часа. Пусть и ваша команда приедет немного раньше. В такой день, как никогда, вам нужен запас прочности.
Что нужно сделать до начала мероприятия
– Обеспечить визуальное оформление места проведения.
– Проверить оборудование (презентационное, свет, звук, аппаратуру для перевода и пр.).
– Проверить место рассадки участников.
– Подготовить навигационные знаки.
Расставьте цветы, баннеры, штендеры, плакаты, если не сделали это вечером накануне. Расставьте указатели, проверьте лишний раз, чтобы работала вся техника (за час-другой, при удаче, можно успеть привезти запасное оборудование, если у вас почему-то его нет с собой).
Все действия, все списки того, что нужно взять с собой, должны быть продуманы до мероприятия.
Если нужные вещи вы привезли в картонных коробках, пишите на этих коробках, что находится внутри, и нумеруйте их. Так вы избежите неразберихи и сразу же заметите, если что-то пропало, и будете точно знать, что именно. Возможно, у вас хватит времени привезти пропавшее из офиса.
Доставка оборудования на мероприятие похожа на переезд. Вы работаете в одном месте, но на несколько дней совершенно чужая вам гостиница или санаторий становятся вашим местом работы. Поэтому правило о нумерации и надписывании коробок касается любых переездов.
Советы для конференций и семинаров
Регистрационный стол.
Если участников много, расставьте указатели с буквами алфавита (А, Б, В… Я) или блоков (А-Д, Е-З… Э-Я). Участники быстрее найдут, где искать свою фамилию.
Таблички в президиум.
Напечатайте их заранее, но имейте с собой шаблон, так как в случае замены докладчика придется их срочно допечатывать. Сделайте таблички двусторонними. Это продемонстрирует ваше уважение не только к аудитории, но и к докладчикам: они увидят, что о них вы заботитесь не меньше, чем обо всех остальных приглашенных. Докладчики, найдя свои имена на обратной стороне таблички, правильно сядут в президиуме. Если они не знакомы между собой, таблички помогут им познакомиться.
Ознакомьте регистраторов с правилами поведения за регистрационным столом:
– Регистрационный стол – святое место. Здесь всегда должен быть идеальный порядок.
– За столом никогда и ни при каких обстоятельствах нельзя пить кофе, курить.
– На столе не должно быть никакого мусора, обрезков бумаги и т. п.
– Все, что лежит на столе, должно лежать очень аккуратно, ровно и в полном порядке.
– Утром во время регистрации нельзя сидеть. Это возможно только после начала конференции, когда все гости зайдут в зал. Если к столу регистрации подходит Клиент, нужно обязательно сразу же встать.
– Работники компании никогда не должны стоять перед столом регистрации, чтобы не мешать Клиентам. Мы стоим только за столом.
– Специальная ткань или скатерть должны полностью закрывать стол, чтобы не были видны ноги под столом. Это касается как регистрационного стола, так и президиума.
Регистрация, встреча
Не забывайте, что лицо мероприятия и встречающие всегда должны быть на месте.
Что входит в понятие «регистрация участников»?
– Выдача персонального бэджа.
– Предоставление всех необходимых материалов (например, папки участника и других раздаточных материалов).
– Предоставление оборудования для перевода.
– Ответы на организационные и технические вопросы.
Проверьте, как ваши регистраторы и весь прочий персонал ориентируются на местности, где проходит мероприятие. Могут ли они ответить, где находится туалет, места для курения, будет ли предоставлено оборудование для синхронного перевода и так далее.
Необходимо вести список пришедших участников, ведь (особенно если у вас были разосланы именные приглашения, а не безличные флаеры или билеты) может случиться так, что к вам на мероприятие пришли не только те, кто зарегистрировался. Поэтому, чтобы потом не было путаницы, необходимо вести учет. Если произошла замена участника, то и в списке поменяйте фамилию. В регистрационном списке отмечают и тех, кто пришел, и тех, кто не пришел. Те, кто проявил свою заинтересованность в мероприятии, но не смог прийти, – ваши очевидные потенциальные Клиенты.
Благодаря такой базе после мероприятия вы сможете послать тем, кто присутствовал на нем, письмо примерно следующего содержания: «Большое спасибо, что вы участвовали», а тем, кто не пришел: «Мне очень жаль, что вы не участвовали, но тем не менее мы надеемся, что вам было бы интересно узнать, что у нас происходило. А происходило у нас следующее…»
Приветствие
Прорепетируйте с вашим персоналом, как они будут здороваться с участниками. Зафиксируйте на бумаге слова, которые должны произноситься. Пропишите это как процедуру.
Примеры отработанного приветствия
Турция. Некоторые уличные торговцы визуально могут отличить австрийца от швейцарца или немца. Тем не менее они обращаются к вам со словами «Привет, откуда вы приехали?» («Hi, where are you from?»). Если вы отвечаете, причем не важно что, – все, завязалась беседа, вероятность затащить вас в магазин заметно повысилась. У торговцев отработано приветствие – нейтральное, но устанавливающее контакт, дающее информацию для начала разговора, демонстрирующее внимание к вам.
Disney World. Персонал улыбается вам и спрашивает, нравится ли вам парк, какие планы, как желаете отдохнуть, не желаете ли прокатиться на этом аттракционе. Если нет, рекомендует другие аттракционы, желает удачного дня.
На самом деле у них есть прописанная процедура. Что-то вроде «в течение 15 секунд установить визуальный контакт с потенциальным Клиентом, посмотреть ему в глаза. Не менее чем через 60 секунд подойти, спросить о настроении и впечатлениях от парка и т. д. В случае отказа предложить семейным парам с детьми до трех лет аттракцион X, молодым парам без детей – аттракцион Y, пожилым парам – аттракцион Z». Если вы не знаете об этой прописанной процедуре, для вас удивительно внимательный персонал – это часть магии и сказки Disney World…
Как именно ваши сотрудники будут приветствовать пришедшего Клиента? Что и когда ему скажут и как будут отвечать на возникающие у Клиента вопросы? Все это нужно заранее проверить, послушать, как это звучит.
Это – технология. Не больше и не меньше.
Клиент, может быть, и не заметит, что вы подготовили «встречающий» персонал. Но ваши работники будут полностью готовы, и это действительно очень неплохо.
Избегайте очередей
Это не всегда возможно, но нужно максимально подготовиться, чтобы очередей не было (конечно, если очередь не является частью вашего плана). Позаботьтесь о том, чтобы было достаточно регистраторов (не менее одного на 30 приглашенных при регистрации в течение часа). Распланируйте движение потока участников, откройте дополнительные двери, сделайте указатели, поставьте специального человека в зал, который будет указывать, куда садиться.
Стол решения проблем
Очень интересный и важный момент.