• Определить стратегию резервного копирования данных.
На этом этапе необходимо создать Руководство по внедрению (IMG), которое уже обсуждалось в одноименном разделе главы 12. Справочник IMG используется на более поздних этапах определения бизнес-процессов.
Создание Руководства по внедрению на предприятии
Для того, чтобы создать специфическое для конкретного предприятия Руководство пользователя, надо выбрать необходимые компоненты приложения allEnterprise IMG. Следует отметить, что выбор компонента подразумевает автоматический выбор всех элементов, подчиненных этому компоненту по иерархии. Однако если компания собирается использовать ссылку ASAP IMG, необходимо выбрать все компоненты Enterprise IMG.
Документ Enterprise Process Area Scope генерируется в базе данных «Вопросы и ответы» (см. рис. 14.1 и 14.2).
Рис. 14.1. Основной экран для базы данных «Вопросы и ответы» в ASAP
Рис. 14.2. Запись базовой информации о компании.
Создание Руководства по внедрению и название проекта
В принципе, не существует двух одинаковых Руководств по внедрению — IMG проекта содержит в себе индивидуальный набор элементов конфигурации компонентов, которые активизируются одновременно. Руководство по внедрению создается на основе подробной информации — такой, как название проекта, ответственное лицо, даты открытия и закрытия проекта и т. д. Это необходимо для планирования и контроля, связанных с Концептуальным проектом задач.
Ниже приведены возможные значения статусов, которые используются в административных целях в IMG:
• В процессе
• Завершено
• Проведена проверка качества
• Запланирован пересмотр
• Не имеет отношения
• За рамками проекта.
Для конкретного проекта IMG можно создать двумя способами:
• Традиционное создание IMG вручную.
• Автоматическая генерация IMG в рамках методологии ASAP, во время которой настройки базы данных «Вопросы и ответы» (ASAP Q&Adb) автоматически трансформируются в Руководство по внедрению.
В случае, если компания придерживается методологии ASAP, рекомендуется использовать второй подход.
Определение бизнес-структуры предприятия
Определение бизнес-структуры предприятия подразумевает создание концепции организационной структуры, состоящей из таких элементов SAP, как клиент, код компании, область контроллинга, область бизнеса, организация закупок и продаж и т. д. Такая структура упорядочивает процессы в области логистики и финансов в SAP, а также управление кадрами.
В результате создается организационная бизнес-структура компании в рамках системы SAP, на основе организационных правил системы R/3. Для этих целей в методологии ASAP предусмотрена документация по моделированию структуры (Structure Modeler) и соответствующий шаблон в Visio. Создание организационной бизнес-структуры происходит на собраниях с участием спонсора проекта, управляющего проектом, лидера команды по бизнес-процессам и других ключевых членов рабочих команд. Можно организовать отдельные семинары для обсуждения финансовых процессов и процессов из области логистики с последующей интеграцией полученных результатов.
В методологии ASAP предусмотрен список контрольных вопросов по организационной структуре, который содержится в разделе «Общие вопросы бизнеса» (Business Overview Questions), (см. рис. 14.2 и 14.3) в базе данных (Q&Adb).
Рис. 14.3. Запись ответов на организационные вопросы компании
Дополнительная информация содержится на компакт-диске с документацией к системе SAP R/3 — в «Руководстве консультанта по моделированию предприятия».
Проведение собраний и семинаров позволяет решить следующие задачи:
• Определение существующей организационной бизнес-структуры, в том числе наиболее важных бизнес-процессов.
• Выяснение организационных структур в SAP.
• Составление карты текущих и будущих требований к организационной структуре, как совокупности предусмотренных в SAP организационных элементов (см. рис. 14.4).
• Анализ затрат и прибыли, пробелов и несоответствий в заданной организационной структуре.
• Цикличная отладка и тонкая настройка организационной структуры SAP.
• Документирование организационной структуры SAP.
В завершение этого этапа компания утверждает и принимает проект организационной структуры в масштабе всей организации.
Рис. 14.4. Запись организационной структуры компании.
Определение бизнес-процессов
Следующей задачей после определения организационной структуры является определение бизнес-процессов компании, которые поддерживает SAP. Эта важнейшая информация станет основой для Концептуального проекта. В следующих подразделах рассматриваются связанные с этим этапом задачи.
При подготовке семинаров необходимо выполнить следующие условия:
• Убедиться, что все бизнес-процессы охвачены рамками проекта.
• Определить ответственных за бизнес-процессы сотрудников как внутри команды проекта, так и в соответствующих рабочих областях.
• Обновить базу данных «Вопросы и ответы» (Q&Adb) на основе последних версий документов по объемам процессов на предприятии.
• Составить график участия ключевых пользователей.
Также необходимо назначить ответственных за бизнес-процессы сотрудников владельцами конкретных участков бизнес-процессов, а также соответствующих областей базы данных «Вопросы и ответы» (Q&Adb).
Семинары по общим требованиям охватывают глобальные параметры и стандарты, которые едины для всех областей деятельности организации или предприятия — это немаловажно в первую очередь для компаний, имеющих отделения в различных странах мира. В Руководстве по внедрению указаны следующие глобальные установки:
• План счетов
• Организационная структура предприятия
• Годовой баланс и анализ прибыльности
• Обновление и поддержка центральных и локальных основных данных
• Страны
• Валюты
• Единицы измерения
• Особенности календаря
• Нумерация документов.
Такие семинары необходимо проводить, чтобы собрать информацию по требованиям к бизнес-процессам и связанным с ними вопросам. В конечном итоге собранная информация формулируется в Концептуальном проекте.
Определение требований к бизнес-процессам
Определение требований к бизнес-процессам проводится с учетом следующих документов:
• Карта охвата областей бизнес-процессов
• База данных «Вопросы и ответы» (Q&Adb)
• Формуляр описания исходных данных клиента (Customer Input, CI).
В методологии ASAP предусмотрен список контрольных вопросов, который служит основой для проведения таких семинаров. Вопросы, связанные с организационной структурой содержатся в базе данных «Вопросы и ответы» (Q&Adb), в разделе «Вопросы по бизнес-процессам» (см. рис. 14.5).
К списку контрольных вопросов прилагаются подробные сведения о бизнес-процессах — для этого заполняются шаблоны опросов мнений потребителей, которые содержат 15 вопросов по каждому из процессов (см. рис. 14.6) и охватывают следующие темы:
• Ожидаемые требования
• Общие ожидания
• Объяснение функций и событий