Помимо официальных изданий (прежде всего для определения дат жизни) широко использовалась многочисленная и разнообразная генеалогическая литература (как XIX в., так и появившаяся в последние 20 лет) и некрополи (прежде всего многотомные издания начала XX в., осуществленные под покровительством Вел. князя Николая Михайловича). Тем не менее, некоторое число лиц, отвечающих критериям включения в словарь (едва ли превышающее 3–4%), было все-таки пропущено.
Справки о включенных в словарь лицах составлены по единой схеме и включают, по возможности, следующие данные: 1) фамилия, имя и отчество; 2) сведения о рождении и происхождении; лица, достоверно принадлежащие к одному роду отмечены «*» после фамилии (если это не очевидные случаи); 3) время поступления на службу и производства в первый классный чин (в скобках указывается полученное образование, если его удалось установить), при этом в случаях перехода с военной службы указывается последний военный чин с датой его получения; 4) даты производства в высшие чины; 5) род деятельности или ведомство (для служивших в последние годы перед 1917, а также в ряде случаев ранее, названы занимавшиеся ими наиболее значимые должности); 6) время отставки и смерти. В конце в косых скобках дается дата последнего упоминания в списках по старшинству, которая при отсутствии иных данных дает представление о времени окончания службы (хотя в ряде случаев исключение из списка могло сильно запаздывать).
При этом соблюдались следующие принципы. Написание фамилий (они часто даже в официальных изданиях разных лет и разных ведомств при обозначении не только представителей одного рода, но и одного и того же конкретного лица писались различным образом) принято в том виде, в каком фамилия данного рода обычно писалась в официальных изданиях в более позднее время (в конце XIX – начале XX в.). Родовые титулы и дворянские предикаты «фон» и «де» (по смыслу и значению своему неотделимые от фамилий), помещены перед фамилией, как это и было принято. При этом представители титулованных родов или ветвей рода помещены после своих нетитулованных однофамильцев или родственников. Иностранцы и представители Остзейского края и Финляндии приводятся в словаре с теми именами и отчествами, с которыми они известны на службе, обычно созвучными данным при рождении: Василий – Вильгельм, Федор – Фридрих и т. д. (тогда как в некрополях и генеалогических росписях они чаще всего значатся под своими природными именами).
Даты рождения и вступления в службу (поскольку в XVIII в. иногда формально записывали в службу с детских лет) в разных источниках могут отличаться довольно сильно; как наиболее достоверная принималась та, которая в большей мере соответствует другим фактам биографии. В сомнительных случаях вторая дата поставлена в скобках. Даты окончания учебных заведений приводятся только в тех случаях, когда они отличаются от даты вступления в службу; эти даты приводятся по данным списков выпускников соответствующих заведений. Следует иметь в виду, что в первой половине XIX в. учебные заведения корпусов инженеров путей сообщения, горных и межевых инженеров и лесничих выпускали своих воспитанников не гражданскими, а офицерскими чинами.
В начале XVIII в. до введения в 1722 г. Табели о рангах в качестве высшего гражданского чина выступал чин тайного советника, принятый по образцу некоторых европейских дворов, где тайные советники были членами Тайного (личного) совета при монархе. Имело место также пожалование чина действительного тайного советника. В Табели о рангах (где для каждого класса предусматривались конкретные должности), действительные тайные советники первоначально значились во II, а тайные советники – в IV классе, но уже в 1724 г. иерархия высших чинов приняла тот вид, который она имела в дальнейшем: в I классе – канцлер (позже – и действительный тайный советник I класса), во II – действительный тайный советник, в III – тайный советник, в IV – действительный статский советник, в V – статский советник. В конце XVIII в. с упразднением соответствующего статскому советнику военного чина бригадира и резким ростом численности статских советников, значение этого чина упало, и он утратил статус «генеральского» (по указу 1799 г. на него было распространено производство по сроку выслуги, тогда как пожалование исключительно по личному усмотрению императора было оставлено только для первых четырех классов).