Сейчас появляются и активно внедряются системы персонального учета, не имеющие даже устоявшегося названия в управленческой терминологии. Поэтому стоит более четко определить - что же такое системы административного учета и чем они отличаются от иных систем учета населения?
Административным можно назвать только учет в рамках административных отношений, то есть отношений между управляющим и управляемым (с сопутствующими им обязанностями, санкциями, а также - очень важно! - волей управляемого к исполнению своих обязанностей).
Классический пример административного учета - прописка. Человек был обязан прописаться по месту жительства, в случае уклонения от исполнения этой обязанности на него налагались установленные законом санкции вплоть до лишения свободы. Но никто не мог прописать человека принудительно. То же самое можно сказать о воинском учете. Офицер запаса обязан встать на воинский учет, иначе он будет нести уголовную ответственность, но никто не поставит его на учет принудительно, без его ведома и согласия.
Глубочайший смысл административных систем учета именно в том, что человек может отрицать достоверность любых сведений, кроме сведений, представленных им самим. Данные административного учета не только обладают высокой степенью достоверности, но и имеют наивысшую степень доверия, поскольку формируются государством при активном соучастии гражданина. Как раз воля гражданина к исполнению своей обязанности по предоставлению сведений служит гарантией доверия к подобной системе учета.
Очевидно, что чрезмерное насыщение механизма государственного управления системами административного учета повлечет за собой много негативных последствий - от конфликтов между этими равнозначными системами до объективного торможения всех процессов, основанных на этих системах, не говоря уже о неудобствах, которые неминуемо будут сопутствовать большому количеству обязательных для граждан норм (пример - во врезке).
В 1996 году студентка 5-го курса МГУ, прибывшая на учебу из Латвии еще до распада СССР, имеющая соответственно паспорт гражданина СССР образца 1974 года, при заключении брака в московском ЗАГСе утвердительно ответила на вопрос сотрудницы ЗАГСа о перемене фамилии. В ее паспорт тут же был проставлен штамп «подлежит обмену» и выдано свидетельство о заключении брака с новым именем. Однако обменять паспорт в России она уже не могла в связи с неустановленностью гражданства, а подать заявление о приобретении гражданства России она не могла в связи с отсутствием действительного документа, удостоверяющего личность. К тому времени ее отец военнослужащий был передислоцирован в Россию вместе с семьей, где приобрел российское гражданство. Наша героиня была вынуждена взять академический отпуск по беременности, хотя в действительности университет просто не мог допустить ее к защите диплома в связи с неопределенностью фамилии. Ситуация достигла предела абсурдности при регистрации рождения ребенка, когда в том же ЗАГСе не могли заполнить свидетельство о рождении ребенка в связи с неопределенностью фамилии матери. Положение было разрешено только когда суд обязал органы внутренних дел вопреки всем инструкциям принять ее заявление о приобретении гражданства России. Но суд мог вынести и иное решение.
В СССР за внешней относительной необременительностью советской системы стояла жесткая регламентация всей жизни советского человека с одной стороны и возможность разрешения любых коллизий волевым решением чиновника соответствующего ранга с другой стороны.
В условиях демократического государства первое неприемлемо. Компьютерная же обработка данных практически исключает второе. Соответственно, в демократическом государстве, полностью перешедшем на электронный документооборот, не должно быть больше одной системы административного учета - либо системы административного учета должны предусматривать приоритет действительных бумажных документов, т.е. не должны быть сугубо электронными. Должна существовать и система разрешения коллизий вне и над совокупностью взаимно-интегрированных систем административного учета.
Одновременно с этим надо разработать четкую классификацию систем учета населения, в чем до настоящего времени не было особой нужды, поскольку информация из одной системы учета, поступая в другую, обрабатывалась человеком (чиновником), который, в отличие от компьютера, способен дать поступающей информации оценку и корректировку. Машина оценивать не способна - она может лишь сравнивать. В результате либо информация из одной системы в другую будет поступать «как есть», что неминуемо приведет к ошибочным управленческим решениям, либо некорректная информация будет отклоняться, что застопорит всю работу государственной машины. Об автоматической корректировке учетной информации при отсутствии классификации самих систем учета и вовсе подумать страшно. Зависимость общества от систем учета значительно возрастает, и в то же время никто не знает, как будут работать работоспособные по отдельности системы в случае их взаимной интеграции.