● изучить рейтинг компаний, оказывающих аутсорсинговые услуги;
● воспользоваться «сарафанным радио»;
● создать пул из десяти компаний, разослать всем запрос предложения (англ. Request for Proposal) с детальным описанием бизнес-требований;
● обратиться в консалтинговую компанию, которая подберет вам провайдера.
Сосредоточусь на рекомендациях по первым трем подходам (т. е. по самостоятельному поиску поставщика): будет лучше, если вы используете их в комбинации.
Открыв рейтинг компаний, обязательно посмотрите, на основании каких критериев он составлен. Например, во многих рейтингах позиции компаний определяются их выручкой, но этот показатель лишь косвенно отражает качество услуг. Здесь и понадобится «сарафанное радио»: попросите рекомендаций у коллег «по цеху», пользовавшихся услугами провайдеров. Непременно нужно посмотреть сайты и социальные сети компаний, почитать отзывы. (Замечу в скобках, что первое впечатление от поставщика может оказаться обманчивым – будьте внимательнее!)
На первом этапе советую отобрать от трех до десяти перспективных поставщиков. Если будет больше, не уверена, что у вас хватит времени и желания качественно взаимодействовать с каждой фирмой для оценки ее предложения.
Процесс отбора значительно облегчит систематизация данных. Используйте для этого табличную форму. В таблице 2 учтены внешние факторы, на которые стоит обратить внимание при выборе поставщика.
Когда вы направите запросы компаниям, добавьте сюда столбцы с датами запроса и ответа на него. После получения предложений информация из этой таблицы пригодится для составления матрицы с ключевыми параметрами отбора поставщика.
Если у вас не хватает времени или мало опыта для самостоятельного поиска, то можно обратиться к консультантам. Но для них тоже необходимо подготовить техническое задание и описать пожелания.
После того как первичный список поставщиков составлен, начинается этап сбора более детальной информации, анализа преимуществ и недостатков, предварительных переговоров. В результате вы получите шорт-лист поставщиков для финального отбора.
Способ выбора, метод и критерии оценки поставщика
Способ выбора
Как же выбрать «победителя» в составленном вами шорт-листе? Об одном из способов я уже упомянула выше – это закрытый запрос предложений: вы связываетесь с каждой компанией из списка и обсуждаете детали возможного сотрудничества. Но есть и другие способы – конкурс, аукцион, запрос котировок, закупка у единственного исполнителя. Отсылаю к подробному описанию этих способов в учебнике «Аутсорсинг в стратегии современного бизнеса» (раздел 7.3)[5].
Метод оценки
Под методом оценки подразумевается то, каким образом вы проверите информацию о потенциальном поставщике.
В первую очередь это касается сведений о клиентах, с которыми работал потенциальный поставщик: свяжитесь с ними и расспросите о компании. Вам могут быть известны клиенты аутсорсера, которые не были упомянуты в предоставленной им информации о себе: коммуникации с ними следует уделить особое внимание.
В некоторых случаях полезно посетить офис потенциального поставщика услуг: оценить, насколько безопасно будут храниться документы, в каких условиях работают сотрудники и т. д.
Важно проверить благонадежность аутсорсера. Вы можете сделать это самостоятельно, приняв во внимание следующие моменты:
● финансовые показатели провайдера, положение его дел на рынке;
● людские ресурсы (наличные и те, что планируется нанять и обучить). Можно запросить план масштабирования, о котором я писала выше;
● инструменты и методологии, которые удостоверяли бы наличие у провайдера экспертизы в его области и позволяли проконтролировать качество оказанных им услуг;
● отчетность и планы, которые бы подтвердили способность провайдера поддерживать бизнес своего клиента в течение определенного периода времени.
Важно!
Обязательно проверяйте надежность вашего поставщика. Помните, что аутсорсинг – это долгосрочное партнерство, поэтому ваш поставщик должен быть готов к длительному сотрудничеству.
Все сказанное вовсе не означает, что вы всегда должны предпочитать компании, которые много лет присутствуют на рынке. Все когда-то начинают с нуля.
«Юной» в свое время была и наша компания, и я благодарна клиентам, которые поверили в нас в самом начале. Но они тоже проверяли нашу надежность: кто-то запрашивал профессиональные сертификаты наших специалистов, кто-то приезжал в офис, чтобы оценить наши технические возможности, кто-то специально уточнял у системных администраторов, насколько надежны наши информационные системы, и т. д.