Постепенно, по ходу внедрения процессного подхода процессы из системы процессов могут быть описаны и занесены в электронный репозиторий процессов организации. Часто такой репозиторий называют комплексной моделью организации.
Модель – графическое, табличное, текстовое, символьное описание процесса либо их взаимосвязанная совокупность.
Моделирование (описание) процессов – отражение в виде модели субъективного ви́дения реально существующих в организации процессов.
Методика (формат, нотация) создания модели процесса – совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира и связи между ними представляются в виде модели.
Сейчас термин «моделирование процессов» вполне устоялся, хотя по большей части в компаниях выполняют не реальное моделирование[28], а простое описание процессов. В книге термины «моделирование процессов» и «описание процессов» рассматриваются в качестве синонимов.
1.2.8. Показатели для управления процессом
Чтобы управлять процессами, нужны показатели. В рамках процессного подхода для каждого процесса определяется группа показателей, которые необходимы владельцу процесса для управления.
Показатель – количественный или качественный параметр, характеризующий объект управления.
Как правило, для каждого показателя определяют:
• наименование и код в системе показателей организации;
• перечень должностных лиц и организаций, получающих показатель в составе планов (отчетов);
• должность лица, ответственного за достижение целевого значения показателя;
• должность лица, ответственного за расчет показателя;
• периодичность расчета показателя и отчетный период;
• текстовое описание;
• единицу измерения;
• методику расчета;
• перечень документов, содержащих информацию, необходимую для расчета показателя;
• перечень плановых (отчетных) форм, включающих показатель.
Можно выделить три категории показателей, необходимых для управления процессами.
Показатель процесса – показатель, характеризующий процесс как объект управления.
Показатель выхода (продукта) процесса – показатель, характеризующий выход (продукт) процесса как объект управления.
Показатель удовлетворенности потребителя процесса – показатель, характеризующий степень удовлетворенности потребителя процесса выходом (продуктом) процесса.
На практике зачастую показатели могут относиться сразу к нескольким категориям. Это вполне нормально. Важна не формальная классификация (она только помогает выявить нужные показатели), а реальный набор показателей для управления.
Пример. Организация продает автозапчасти. За прошлый месяц было реализовано 200 амортизаторов для определенной модели автомашин. Объем продаж амортизаторов является показателем процесса. Какой же показатель в данном случае может характеризовать продукт? Например, доля амортизаторов (из числа реализованных за месяц), которые вышли из строя в течение трех месяцев с момента продажи[29]. На основе анализа данного показателя можно принять решение о соответствии цены эксплуатационным характеристикам товара, чтобы обеспечить удовлетворенность клиентов его качеством.
С точки зрения удовлетворенности клиентов полезно подсчитать количество рекламаций по качеству амортизаторов и других запчастей.
Качество результата процесса – степень соответствия результатов процесса требованиям и ожиданиям потребителей.
С точки зрения практики важны еще два определения:
Результативность процесса – степень достижения результатов процесса в соответствии с установленными требованиями, в том числе требованиями потребителей.
Эффективность процесса – отношение между достигнутым результатом и использованными ресурсами.
Результативность процесса показывает отношение достигнутых фактических результатов по процессу к запланированным. Эффективность, в свою очередь, характеризует расход ресурсов различного вида для получения результатов процесса.
Более подробно разработка и использование показателей описываются в главе 6.
1.2.9. Определение процессного подхода
Итак, я представил необходимые определения. Осталось дать определение процессного подхода[30].
28
С определением всех параметров процесса, созданием математической модели и последующими расчетами при помощи какого-либо инструментария (программного обеспечения).
29
Конечно, такой показатель рассчитать непросто. Но поставить такую задачу все-таки можно.
30
В настоящее время в некоторых компаниях используется понятие «процессирование». «Процессирование» – новомодный термин, означающий описание, регламентацию и управление процессами; мне он не нравится. Многие термины приходят к нам с Запада. Но лучше обходиться своими формулировками, и русский язык для этого достаточно богат.