● Распределяйте время в зависимости от жизненных приоритетов. Если человек знает свои цели, ему проще их достигать.
● Создайте себе все условия для удовлетворения базовых потребностей в стабильности и безопасности – как в финансах, так и в семье. Возможно, следует договориться о еженедельном семейном ужине или настроить автоматический перевод части каждой зарплаты на сберегательный счет.
● Упростите или усовершенствуйте дела, которыми не всегда хочется, но приходится заниматься (домашние обязанности и т. п.). К примеру, в банк, на почту и магазин можно сходить за один раз, а не растягивать это на несколько дней.
● Сократите время и силы, которые уходят на выполнение несрочных или не очень важных задач. Скажем, не требуется тратить целый день, если нужно разобрать рабочий стол.
● Займитесь благотворительностью или другими добрыми делами.
Многие замечают, что после выполнения всех пунктов этого плана у них естественным образом возникает желание ставить перед собой более значимые цели.
Стивен Кови в популярной книге «Главное внимание главным вещам»[1] поделился историей, которая иллюстрирует важность расстановки приоритетов. Он рассказал, как на лекции о времени инструктор наполнил пятилитровую банку с широким горлом крупными камнями и спросил слушателей, полна ли она. Услышав в ответ «Да!», он доказал обратное, засыпав пустоты между камнями гравием. В этот раз на вопрос, полна ли банка, отвечать никто не спешил. Инструктор добавил песок и воду, чтобы заполнить оставшееся пространство. Когда он спросил, что слушатели думают по поводу такого опыта, кто-то ответил: «В жизни всегда есть пустоты, которые, хорошенько подумав, можно заполнить». Но суть была не в этом. Инструктор объяснил: если оставить крупные камни напоследок, для них не хватит места. А вам случалось находить время для гравия, песка и воды, но не для крупных камней?
Дуайт Эйзенхауэр говорил: «Всё, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным». Эта мысль лежит в основе его подхода к расстановке приоритетов. Он делил задачи так:
● Неважные и несрочные дела нужно отложить, отказаться от них или поручить кому-либо еще.
● Важные и срочные дела выполняются сразу и никому не делегируются.
● Неважные, но срочные дела нельзя откладывать, но можно кому-либо передать.
● Важным, но несрочным делам необходимо присвоить высокий приоритет, внести их в свой график и выполнить самому.
В 2001 году вышла книга-бестселлер Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок»[2]. Она сделала его самым известным консультантом по вопросам личной продуктивности. Метод Аллена основан на следующем: для достижения продуктивности нужно освободить голову от текущих задач и проектов, выписав их на внешний носитель (бумагу, планшет и т. д.), а затем распределить по этапам рабочего процесса. Вот пять столпов метода Аллена:
● Сбор всей информации.
● Прояснение необходимых действий.
● Организация в соответствии с категориями и приоритетами.
● Просмотр и обновление списков дел.
● Работа над задачами.
Благодаря Дэвиду Аллену расставлять приоритеты научилось целое поколение.
Вильфредо Парето – итальянский экономист начала XX века. Он считается автором «принципа Парето», или принципа 80/20. В 1897 году, задолго до появления интернета, Парето обнаружил, что 80 % благ – в руках у 20 % населения. С тех пор многое изменилось, но теория диспропорции Парето и сейчас применяется во многих сферах бизнеса, от контроля качества до управления временем. Перечислим несколько примеров того, как принцип 80/20 может влиять на вашу жизнь и что с этим делать:
● 80 % целей достигаются за счет выполнения 20 % задач. Определите, какие задачи из списка дел сильнее всего приближают вас к важнейшим целям, и выполните их самыми первыми.
● 20 % усилий приводят к 80 % результата. Научитесь замечать, какие именно усилия позволяют получить максимум пользы от потраченного времени.
● 80 % пользы от чтения деловой литературы извлекается из 20 % материалов. Выясните, какие издания (журналы, блоги, книги) чаще всего оказываются полезными, и откажитесь от остальных.
● 20 % коллег обеспечивают 80 % необходимой поддержки. Определите, кто из коллег готов вас поддержать, и не оставайтесь у них в долгу. Считайте поддержание хороших отношений с этими людьми первоочередной задачей и показывайте им, что они облегчают вам работу.
1
Меррилл Роджер А., Кови Стивен Р., Меррилл Ребекка Р. Главное внимание главным вещам. – М.: Альпина Паблишер, 2020.