Всю работу по ведению делопроизводства возложил на себя В.А. Афанасьев. С начала марта в его частной квартире в вечерние часы активно проводилась подготовка к первому заседанию ОК, которое и состоялось 19 марта 1908 года в здании штаба Московского военного округа.
Первоначально к работе в ОК было приглашено 19 человек, но к концу года его состав расширился до 27 членов, а в последующие годы — до 38. Официально были утверждены 3 иностранных корреспондента (во Франции — барон де Бай (1908), в Голландии — Ван Зон (1909), в Германии — Отто Кунке (1911) 8) и уполномоченный в Москве — гласный Московской городской думы Н.А. Шамин (1913). По разным причинам несколько членов прекратили свою работу в ОК еще до его закрытия, но официально процедура исключения прописана не была. Реально в каждом заседании Комитета участвовало не более 15–16 человек, а в годы войны — по 7-12 человек. Причем, Председатель — генерал Глазов — лишь первое время (до своего переезда по делам службы в Санкт-Петербург в марте 1909 г.), участвовал в заседаниях ОК регулярно. Позднее он приезжал лишь в случаях, настоятельно требовавших его присутствия, а после начала войны не приезжал ни разу. Большинство членов ОК служили в различных государственных учреждениях, и участие в работе по созданию Музея 1812 года было для них дополнительной (иногда обременительной) обязанностью.
Основные вопросы своей деятельности ОК решал на общих заседаниях. Повседневной организационной работой занимался Секретарь, которым на первом же собрании (без баллотировки) был избран В.А. Афанасьев. Он же руководил канцелярией, в которой первоначально трудился всего один делопроизводитель. В обязанности делопроизводителя входило ведение протоколов заседаний и переписки Комитета, количество которой так быстро росло, что вскоре были наняты несколько письмоводителей.
Процедура составления протоколов, насколько можно видеть из сохранившихся документов, была такова. Во время заседания делопроизводитель вел записи всех выступлений, которые затем переписывал, правил и отдавал на проверку Секретарю. В.А. Афанасьев внимательно прочитывал черновой вариант и тщательно его редактировал. Причем, вносил не только стилистическую правку, но иногда (и даже довольно часто) существенно исправлял тексты выступлений, касавшихся наиболее важных вопросов. Не меняя видимо их содержание, он добивался сглаживания или подчеркивания тех или иных принципиальных моментов (в особенности — в спорах относительно здания будущего Музея). Уже в первый год деятельности ОК было принято решение о публикации журналов его заседаний и протоколов заседаний Исполнительной комиссии (далее — ИК). Но полковник Афанасьев и его сотрудники и до этого отчетливо сознавали, что заняты делом, имеющим историческую значимость, и ответственны перед потомками за все принятые и не принятые решения. После правки Афанасьева протоколы перепечатывались. Их зачитывали и утверждали на последующих заседаниях. Иногда при этом в протоколы вносили дополнения или изменения. Все означенные выводы сделаны по наблюдениям над сохранившимися черновыми вариантами протоколов и при сопоставлении их с текстами, опубликованными в годовых отчетах Музея.
В восьми книжках годовых отчетов ОК (1909–16) опубликованы протоколы 37-и общих заседаний и 61-го заседания ИК, 2 протокола Строительной комиссии, а также несколько протоколов совместных заседаний Строительной комиссии и ИК, Комиссии по созданию панорамы «Бородино» и ИК. Большинство протоколов имеют черновики (некоторые — несколько черновиков), отложившиеся в фонде ОК в ОПИ ГИМ. Не были опубликованы протоколы заседаний Ревизионной комиссии, заседаний Комиссии по панораме «Бородино». Не изданными остались также журналы 3-х последних общих заседаний (38–40) и протоколы 5-ти или 6-ти последних заседаний ИК (62–66 или 67)9 за 1916–18 годы.
8
От услуг последнего Комитет официально отказался в августе 1914 года (См.: Годовой отчет высочайше утвержденного Особого комитета по устройству в Москве Музея 1812 года за седьмой 1914–15 год. М., 1915. Стр. 15)
9
ОПИ ГИМ. Ф. 160. Оп. 1. Д. 7, 11, 28. Приглашение на 67-е заседание ИК, назначенное на 2/22 апреля 1918 года, было разослано (Там же. Д. 11. Л. 433), но текст протокола в просмотренных к настоящему моменту делах нам обнаружить не удалось.