• финансовые вложения;
• оплата различных услуг и т. д.
Стоит обратить особое внимание на корректную оценку затрат на автоматизацию деятельности по процессу и на применение дефицитных ресурсов, в том числе «уникальных» компетенций и ресурса топ-менеджеров. Эти прикидки чаще всего вызывают затруднения.
Основные способы оценки затрат:
• Смета. Составляется список статей, каждый компонент оценивается по отдельности путем прогнозирования объема и стоимости. Основной, наиболее распространенный способ.
• «По аналогии». За основу берутся аналогичные проекты и мероприятия, имеющие достаточно достоверную оценку затрат/вложений. Экспресс-способ.
• Экспертная оценка. Привлекаются специалисты с достаточно авторитетным для организации мнением, способные дать оценку на основании собственного опыта и компетенции. Экспресс-способ.
В целом, если мероприятие или проект, реализующие направление изменения, сложны и являются последовательностью шагов/фаз/этапов, стоит применять прием его детализации и пошаговой оценки (аналогично подходу Activity Based Costing (функционально-стоимостный анализ)4).
На практике, несмотря на довольно сложную теорию, оценка затрат и вложений обычно особых затруднений не вызывает.
Процедура отбора может выглядеть следующим образом.
• Все мероприятия проверяются на соответствие задаче на совершенствование, для рассмотрения остаются только те, которые работают на ее выполнение.
• Проверяются условия необходимости и достаточности:
• если не выполнено условие необходимости, следует вернуться к этапу анализа процесса и продолжить работу над поиском потенциальных решений;
• если выполнено условие необходимости, но не выполнено условие достаточности, то выработанная совокупность мероприятий должна быть принята;
• если выполнено условие достаточности, то количество разработанных мероприятий избыточно для решения задачи и стоит использовать дополнительный критерий отбора.
• Иногда явно стоит задача минимизации вложений. В этом случае мы ранжируем мероприятия по объему вложений от минимума к максимуму и отбираем решения по списку, все время проверяя условия необходимости и достаточности. Остановиться должны, когда необходимость есть, а достаточности еще нет. Этот метод даст нам объем вложений Q1. Затем мы ранжируем мероприятия по убыванию вклада в решение задачи совершенствования. Теперь отбираем самые эффективные мероприятия, точно так же проверяя условия необходимости и достаточности. Добившись необходимости, но не выполнив условие достаточности, останавливаемся. Этот набор мероприятий даст нам объем вложений Q2. Для реализации мы выбираем такой набор, который дает меньшую сумму вложений. Надо отметить, что это экспресс-способ, поскольку точное решение – более сложное математически. Впрочем, если мероприятий немного, можно решить задачу и перебором.
• В отсутствие специально сформулированного дополнительного критерия отбора (то есть по умолчанию) обычно в таком качестве используется максимизация ЭЭ. Процедура та же, что описана в предыдущем пункте, только вместо объема вложений мы используем параметр ЭЭ.
• Мероприятия, отнесенные к категории побочных (то есть не направленные напрямую на решение поставленной задачи на совершенствование), дискутируются отдельно. Рассматривается их эффект (в любом виде) и влияние на реализацию пула основных мероприятий. Если первое впечатляет, а второе не является негативным, то почему бы и нет?
И наконец, возможны ситуации, когда мнения участников Рабочей группы о целесообразности включения тех или иных мероприятий в итоговый план расходятся. В этом случае обычно предварительное решение принимает руководитель группы (чаще всего Владелец процесса). Мнение несогласных фиксируется как особое, а окончательное решение остается за Куратором процесса.
Упражнение 1
Оцените объем вложений, соответствующий выработанным ранее в ходе выполнения упражнений направлениям совершенствования интересующего вас процесса.
Упражнение 2
Отберите направления совершенствования для реализации и выполнения поставленной задачи совершенствования.
1.2. Совершенствование процессов. Как проектируется новый процесс? Приемы и методы
Совершенствуйся постоянно, каждый день, на протяжении всей жизни.