Кроме того, казначеи (дьяки или подьячие) ведали государственными доходами, а также ямскими, поместными и холопьими делами. По мнению С.А. Белокурова, само наименование «казенный» означает «государственный», т. е. двор, в котором проходила казенная, государственная служба.
Казенный двор располагался между Архангельским и Благовещенским соборами московского Кремля. Здесь бояре и казначеи в отсутствие великого князя принимали иноземных послов, которые предъявляли привезенные грамоты, и вели предварительные переговоры. Иными словами, в XV – начале XVI в., до образования Посольского приказа, Казенный двор был одним из первых учреждений по ведению внешних сношений России и одновременно хранилищем дипломатических документов. В ведении казначеев находились и материалы, связанные с учетом отправляемых за рубеж поминок (подарков). В посольских книгах довольно часто встречаются записи следующего типа: «а что поминков, и то писано у казначеев»; «и что были их поминки, и то писано в казне у казначеев» и т. д. Казначеи участвовали в тех ответных комиссиях, которые вели переговоры преимущественно с послами из восточных стран. Это было связано с финансовыми соображениями, ведь посольства с Востока чаще всего приезжали с торговыми целями. Прибывавшие в Москву турецкие, крымские, ногайские послы (или купцы) полностью находились в ведении казначеев. Так, в 1529 г. во время отсутствия великого князя о приезде турецкого посла Думе докладывали боярин М. Юрьев и казначей П. Головин.
К дипломатической службе имели отношение также дворецкие. Большой дворец снабжал прибывавших в Москву послов и гонцов продовольствием («кормом»), дворцовые дьяки принимали участие в церемониях по приему и отпуску послов, они же занимались размещением и устройством иностранных дипломатов на подворьях. В отличие от казначеев дворцовые дьяки чаще были участниками переговоров с послами европейских государств, и нередко сами выезжали за границу в качестве дипломатических представителей.
В XV – первой половине XVI в. дьяки вообще имели очень близкое касательство к дипломатическим делам. Они были постоянными членами ответных комиссий, принимали грамоты от иноземных послов, входили в состав посольств, при их участии писались наказы отправляемым за границу российским послам, дьяки ведали дипломатической документацией. Из обширного круга разнообразных дел некоторым особенно доверенным дьякам поручались прежде всего дипломатические дела. С 80-х гг. XV в. постоянно существовали особые (посольские) дьяки, занимавшиеся внешнеполитическими делами государства.
Профессор Харьковского университета В.И. Савва рассмотрел все сохранившиеся записи о приемах и отпусках посольств начиная с 1489 года. Используя многочисленные данные летописей, приходно-расходных, разрядных, посольских книг, историк воссоздал живую картину деятельности посольских служащих – от бояр до подьячих. Он проследил, что входило в круг обязанностей тех, кто стоял «у посольского дела». С начала 80-х гг. XV в. в источниках упоминаются также помощники посольских дьяков (вторые дьяки) и подьячие «у посольского дела». Так, при Иване III к посольским делам было приставлено 28 подьячих.[6]
Среди лиц, ведавших на рубеже XV–XVI вв. внешнеполитическими делами, были такие крупные представители дьяческого сословия, как В.Ф. Курицын, Б. Паюсов, Г.Н. Меньшой-Путятин, М.М. Третьяк-Раков, Б. Митрофанов, А. Одинец. Имеются сведения о дипломатической деятельности известного впоследствии публициста и государственного деятеля Ф.И. Карпова.
Определенное отношение к дипломатической службе имели и так называемые «печатники». Подлинность грамоты удостоверялась печатью, которая привешивалась к ней. До наших дней сохранились договорная грамота Новгорода Великого с великим князем владимирским и тверским Ярославом Ярославичем (1264) со следами печати у нижнего края; духовная грамота великого князя владимирского и московского Ивана I Даниловича Калиты (около 1339 г.) с серебряной позолоченной, на красном шелковом шнуре печатью; грамоты великого князя Семена Ивановича Гордого (1350-е гг.) с желтовосковыми и серебряными печатями. Эти и многие другие государственные и частные акты в настоящее время составляют коллекцию «Государственное древлехранилище хартий и рукописей» в РГАДА. Печатями удостоверялись и грамоты иноземным владетелям. Например, желтовосковые вислые печати сохранились на перемирной грамоте великого князя литовского Ольгерда Гедеминовича и его брата Кейстута с великим князем смоленским Святославом Ивановичем и великим князем московским Дмитрием Ивановичем Донским (1371).