24. Контролируйте, выполняются ли принятые решения всеми, кого они касаются.
25. Невыполненные задачи и нерешенные проблемы должны стать первым пунктом следующей повестки дня.
6.4. Рациональные собеседования (управление потоком посетителей)
Посетители для многих менеджеров представляют собой в некотором смысле проблему. На прием посетителей затрачивается часто намного больше времени, чем на любую другую деятельность. Исследование, проведенное в Швеции, показало, что на посетителей (в большинстве случаев это подчиненные) руководители тратят в среднем 3,5 часа в день.
А каковы ваши средние показатели? Неспособность предвидеть, имеет ли посетитель сообщить что-то важное, ведет ко многим, зачастую бесполезным, беседам. В социально-психологической области целый ряд проблем возникает в связи с потребностью контактов и организацией социальных отношений.
Наиболее существенными «пожирателями времени» являются прежде всего неожиданные, незаявленные посетители, которых обычно принимают немедленно из-за опасения что-то упустить, если их не выслушать.
Мотивы могут быть следующими:
- потребность в информации;
- потребность в помощи или консультации;
- информирование;
- ответ на ваше приглашение или вызов (типа «Если будете поблизости, заходите!»);
- поддержание общественных (официальных) или дружеских отношений.
| Подразделение, отдел | Итоговый протокол совещания | Дата |
| Тема: | Место проведения: | |
| Дата: | ||
| Продолжительность (от — до): | ||
| Ведущий обсуждения: | Ведущий протокол (с указанием номера телефона): | Приглашение/повестка дня от: |
| Участники совещания: | Привлеченные участники: | |
| Результат: | Указание / поручение * (срок исполнения): | Контроль * : |
| Страница: | ||
Как раз последний повод может легко привести к наибольшим временным потерям, поскольку многие посетители приходят как раз по этой причине, чтобы «заглянуть»; они ничего не приносят с собой и «стоят» уйму времени! Большинство из них хотят даже не совета, а прежде всего подтверждения и поддержки своих планов.
| Тема _____________________________________________________________ Дата ___________ Время ___________ Место проведения ______________ Документы для обсуждения ________________________________________ Участники ________________________________________________________ | ||
| Пункты повестки дня | Решения, результаты, мероприятия | Пометка о выполнении |
|---|---|---|
| Немедленно поручить: ______________________________________________ | ||
Стратегия управления потоком посетителей направлена в первую очередь на то, чтобы отгородиться именно от ненужных и незаявленных посетителей. Последующие рекомендации касаются обращения с посетителями; приводятся 10 приемов завершения переговоров.
Прежде всего руководители должны иметь время для обдумывания и работы без отвлечения на посторонние дела. Предохраняйте себя, по крайней мере на определенное время дня, от перерывов в работе из-за посещений. Это откосится также и к вашим подчиненным.
Стиль руководства с ориентацией на сотрудничество с подчиненными подчас ошибочно интерпретируется, когда считают, что сотрудники могут или должны иметь в любое время доступ к своему начальнику.
Мы считаем непозволительной роскошью, если любое лицо в любой день недели, а может быть, и в любое время дня может лично или по телефону претендовать на общение с менеджером!
Попробуйте хотя бы раз отгородить себя от посетителей, например с помощью нижеследующей программы из 12 пунктов.
* Эти пункты при надобности записываются на нескольких страницах.